在数字化浪潮风起云涌的当下，电子会计档案管理正迎来前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战。传统的档案管理方式在这个数字化时代显得捉襟见肘，企业的信息化建设亟需加快步伐。
在纸电混合的时代，企业各层级人员都在传统档案管理中遭遇诸多痛点。企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，大量的纸质档案不仅占用了宝贵的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了一定的阻碍。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配核对，工作效率低下。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程也让他们苦不堪言。
传统档案管理存在着诸多问题。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材成本高昂，同时还需要专门的档案室和档案柜来储存档案，这无疑增加了企业的运营成本。隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅档案的条件颗粒度粗糙，这使得档案的利用效率大打折扣。更为重要的是，传统档案管理还存在着较高的合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力因素，纸质档案很容易损坏，给企业带来难以估量的损失。
不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经悄然到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍然存在着纸质文件储存的问题。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案。
合思档案：多角色解决方案赋能企业管理
合思档案为企业不同角色提供了全方位的解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业实现决策的数智化，从而达到降本增效的目的，实现绿色低碳运营。在当前经济环境下，这无疑为企业的可持续发展提供了有力支持。
归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值的工作。该系统实现了档案数据的同源，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，大大提高了档案的利用效率。这不仅减轻了财务人员的工作负担，还提升了工作的准确性和及时性。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放或回收，这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率和质量。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。这一功能使得企业的档案管理更加高效、准确，为企业的财务管理提供了有力保障。
合思档案核心功能：创新科技铸就专业品质
合思档案具备一系列强大的核心功能和优势，充分体现了其在电子会计档案管理方面的专业性和创新性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成的要求，该系统提供自动生成式Open API，实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。同时，合思档案也支持手动采集，对于单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这一功能为企业提供了更加灵活的数据采集方式，提高了数据采集的效率和准确性。
智能制档功能让档案管理更加智能化。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，该系统还具备关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，且关联任务的执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更加便捷、分析更加直接。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，该系统围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一功能为企业的档案管理提供了有力的安全保障，确保了档案数据的质量。
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录也非常灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，还能动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这一功能为企业提供了更加精细化的档案管理方式，提高了档案管理的安全性和规范性。
合思档案应用案例：真实成效见证卓越价值
众多企业已经通过使用合思档案，取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。同时，简化了装订流程，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，该企业凭证总量达到14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达到350亿次、单据与单据关联次数达到800亿次。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。通过使用合思档案，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，同时达到了低碳环保的成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
某民办教育集团存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前的时代背景下，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子票管理系统，能够助力企业实现电子会计档案管理的数字化转型，提升管理效率和效益。
合思档案已经获得了众多企业的认可，广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案，这充分证明了其产品的可靠性和实用性。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便企业与合思进行沟通和合作。
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