数电票时代，合思档案引领档案管理最佳实践

在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多档案管理难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的问题。财务人员则要处理海量的档案数据，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。

同时，纸质档案存在着诸多弊端。它有着高显性成本，比如纸质凭证输出的耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间；也存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。

不过，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。然而，企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了档案管理最佳实践。

合思档案：多元方案应对复杂需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷的调阅体验，无需打印，混序归集也无需组装。通过线上一套电子数据进行管理，财务档案证据链完整，能全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，确保了档案数据完整、真实、合规，是档案管理最佳实践的典范。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。它通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，为企业的档案管理提供了更多的灵活性和扩展性，是档案管理最佳实践的重要体现。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，进一步彰显了档案管理最佳实践的优势。

核心功能：高效管理档案的利器

合思档案具备多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还有预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，为企业全面采集档案数据提供了有力支持，是档案管理最佳实践的基础保障。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，是档案管理最佳实践的关键体现。

档案管理功能具有权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为企业档案管理的规范化和精细化提供了保障，是档案管理最佳实践的重要支撑。

档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，为企业提供了全方位、便捷的档案应用体验，是档案管理最佳实践的直观展现。

应用案例：见证实际成效的最佳证明

某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化，简化装订流程的解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本，充分体现了档案管理最佳实践的价值。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理导致财务信息难整合、政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，再次证明了档案管理最佳实践的有效性。

某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效是统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，进一步凸显了档案管理最佳实践的优势。

某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实施后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，展现了档案管理最佳实践在不同行业的适用性。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而财务档案管理的数字化转型是提升企业竞争力的重要一环。合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。

如果您的企业也想开启财务档案管理数字化之旅，不妨选择合思档案，体验档案管理最佳实践带来的卓越成效。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思，还可以免费试用合思档案，感受其强大的功能和便捷的服务。