解锁档案管理最佳实践，合思档案助力企业数字化转型

在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战。企业高管在纸质档案的管理上，不仅花费了巨额成本，还占用了大量的储存空间。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了困扰。

财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程也十分繁琐，耗时费力。

企业在档案管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证的输出需要消耗大量的耗材，档案室和档案柜的存储空间需求也日益增大。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效的利用。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案的损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业的财务档案管理面临着新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在企业推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。

面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了档案管理最佳实践的解决方案。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多的净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它致力于实现电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理的合规性等。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，是档案管理最佳实践的典范。

使命愿景：驱动企业数智化转型

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业在数智化转型中实现思维方式的转变。

其使命是助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。这一使命体现了合思档案在档案管理最佳实践中的担当和责任。

合思档案的愿景是坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。通过电子会计档案管理，实现企业全面数字化的“最后一公里”，补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益的最大化。

多元模块：覆盖全流程管理

合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等多个环节。智能采集功能支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时也支持手动采集和自主补录，为不满足系统集成要求的零散会计资料提供多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，实现“四性检测 + 业务检测”，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，是档案管理最佳实践的有力支撑。

功能亮点：创新引领档案管理

合思档案具有众多功能亮点与创新之处。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，同时用户可以自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案。它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标的落地，是档案管理最佳实践的创新体现。

合思档案提供档案扩展解决方案，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，是档案管理最佳实践在数电票领域的应用。

独特优势：彰显核心竞争力

与其他产品相比，合思档案具有显著的优势。它具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案实现了100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装和归档。它符合国家政策要求，在电子会计档案合规性管理方面严格遵循国家相关政策，如《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等。

此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，不仅满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策和业务的变化，是档案管理最佳实践的优势所在。

精准定位：服务多元用户场景

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化，实现降本增效。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作，实现档案数据的同源，轻松完成档案管理工作。外部审计人员可以通过合思档案实现档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

合思档案的应用场景丰富，在业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等全流程中都能发挥重要作用。它适用于不同规模和行业的企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。在单套制管理方面，它实现了实物流转和电轨运行的相结合，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。对于实物档案管理，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，是档案管理最佳实践在不同用户和场景中的体现。

成功案例：见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，实现了档案管理的优化和提升，见证了档案管理最佳实践的成效。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人，凭证自动化率达到了91.6%，朝着财务办公室无纸化的目标迈进。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够满足企业在电子会计档案管理方面的各种需求，通过多种创新功能和优势，为不同目标用户和应用场景提供了完善的解决方案，帮助企业实现业财融合、降本增效、合规经营和低碳运营。众多成功案例和客户的高度评价证明了合思档案的可靠性和有效性。企业可以放心选择合思档案，开启数字化档案管理的新征程。

如果您想体验档案管理最佳实践带来的卓越效果，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您可通过多种方式与合思取得联系，获取档案管理的优质服务。