合思档案：开启零售发票管理数字化新时代

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程里，虽借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等解决了线上业务处理难题，但归档与储存环节仍受纸质文件储存和数据存储线下载体的困扰。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

随着 2025 年数电票全覆盖的推进，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。数电票管理的特殊性，要求企业配备专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

企业不同角色在档案管理中也面临着各自的困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的问题；财务人员则被海量档案数据的整理工作折磨，手动匹配、核对确认的过程枯燥繁琐，消磨工作热情；业务人员在出差、招待后的报销环节，需留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时。高显性成本、高隐形成本和高合规风险，不仅浪费企业资源，还导致内部协作滞后和财税管理低效。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的零售发票管理等档案管理难题提供了有效的解决方案。

合思档案：科技赋能的档案管理专家

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供标准方案和六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求，尤其在零售发票管理方面具有独特优势。

合思是专精特新企业，成立至今已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 +付费企业、300 万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让资源利用更有效。

核心功能：为零售发票管理保驾护航

• 多源采集：数据汇聚的智慧之网
  在零售发票管理中，数据来源广泛且复杂。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这种多源采集的方式，确保了零售发票等档案数据的全面收集，为后续管理奠定了坚实基础。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。在零售发票管理中，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，大大提高了零售发票管理的效率和准确性。

• 档案管理：精细管控的智慧平台
  在档案管理方面，合思档案提供了全方位的精细管控。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能确保了零售发票等档案的安全、有序管理。

• 档案应用：便捷查询的智能窗口
  合思档案的档案应用功能为零售发票管理提供了便捷的查询和使用体验。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

优势对比：传统与现代的鲜明反差

与传统档案管理方式相比，合思档案在零售发票管理等方面具有显著优势。传统纸质档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险，而合思档案可实现 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和 100%管理合规性。

在数据处理能力上，传统的数据管理方式已难以满足海量电子数据的存储与应用，而合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。

在数据检测方面，合思档案提供“四性检测 +业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，传统档案管理方式难以实现如此精细和全面的检测。

在档案查询调阅方面，传统档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，而合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

实际案例：见证合思档案的卓越成效

• 案例一：高效管理海量零售发票
  某企业年单据量巨大，其中包含大量零售发票，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，尤其是零售发票数据得到了全面准确的收集。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，零售发票与相关业务单据的关联清晰明了。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。

• 案例二：标准化零售发票管理
  世界上最大的重型装备制造商之一，其零售发票管理也面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。在零售发票管理方面，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低。

• 案例三：集成化零售发票管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如零售发票等会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，大大提升了零售发票管理的效率和质量。

• 案例四：智能化零售发票管理
  中国最大的 K12 民办教育集团之一在零售发票采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在零售发票管理中，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

未来展望：引领零售发票管理新趋势

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，尤其是在零售发票管理方面，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更大的作用，助力企业实现业财融合。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供专业、高效的电子会计档案管理服务，特别是在零售发票管理领域不断创新和优化。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，未来将不断提升自身能力，为更多企业提供更优质的解决方案，帮助企业在数字化转型中取得更大的成功。合思在全国设有多个研发中心和直营服务网络，并通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为不同地区、不同规模的企业提供及时、有效的服务，推动电子会计档案管理在企业中的广泛应用。

如果您想体验合思档案在零售发票管理等方面的卓越功能，不妨免费试用，开启企业档案管理的数字化新篇章。