在数电票快速扩张的时代浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设急需加速提升。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，零售发票管理的难题让企业各层级人员苦不堪言。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时且工作枯燥繁复的泥潭；业务人员也被报销纸质票据流程繁琐的问题所困扰。而且，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都增加了零售发票管理的成本和风险。
合思档案的出现，为企业的零售发票管理带来了全新的解决方案。
多元方案 精准适配
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案让调阅更加便捷，无需打印，混序归集也免去了组装的麻烦。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。
档案扩展解决方案支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。在零售发票管理中，能确保发票与相关业务的精准关联，让财务信息更加清晰准确。
强大功能 高效管理
- 多源采集 灵活便捷
合思档案支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集、自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这使得零售发票管理中的数据采集更加灵活多样，满足不同企业的需求。 - 智能制档 数据整合
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射。在零售发票管理中，能将发票与相关业务数据进行有效整合，方便企业进行财务分析和决策。 - 精细管理 权限明晰
档案管理具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。这确保了零售发票管理中的数据安全和权限控制，让企业能够根据自身需求进行精细化管理。 - 多维应用 深度挖掘
档案应用实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。在零售发票管理中，能够帮助企业快速准确地获取所需信息，深入挖掘数据价值。
核心亮点 价值凸显
- 合规保障 安心无忧
合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在零售发票管理中，确保企业的发票管理符合法规要求，避免合规风险。 - 降本增效 节约成本
合思档案能够显著降本增效，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”。在零售发票管理中，降低了企业的运营成本，提高了工作效率。 - 数据活化 价值挖掘
它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在零售发票管理中，能够帮助企业更好地分析销售数据、客户消费行为等，为企业的经营决策提供有力支持。 - 资源重组 效益提升
合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。在零售发票管理中，优化了企业的财务管理流程，提高了企业的整体运营效益。
价值体现 惠及各方
- 高管决策 数智助力
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在零售发票管理中，为企业高层提供准确的数据支持，帮助其做出更明智的决策。 - 财务人员 轻松工作
对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在零售发票管理中，让财务人员从繁琐的发票整理和管理工作中解脱出来，专注于更有价值的财务分析工作。 - 外部审计 便捷高效
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在零售发票管理中，为外部审计提供了便利，提高了审计效率。
典型场景 广泛应用
- 业务流转 数据整合
在企业的业务流转环节，合思档案可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件。在零售发票管理中，能够将发票与业务流程紧密结合，实现数据的实时整合。 - 档案采集 规范操作
档案采集环节，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作。在零售发票管理中，确保发票数据的准确采集和规范管理。 - 档案制档 系统自动
档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件，完成档案制档。在零售发票管理中，提高了发票制档的效率和准确性。 - 档案利用 多维查询
档案利用环节，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作。在零售发票管理中，方便企业对发票数据进行多维度查询和分析，为企业的经营决策提供支持。
成功案例 实力见证
某零售企业年单据量巨大，在零售发票管理方面存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
另一家大型零售连锁企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低。
市场定位 优势独特
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
它具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在零售发票管理领域，合思档案凭借其独特的优势，为企业提供了可靠的解决方案。
合思档案凭借其强大的功能、独特的优势和丰富的成功案例，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，特别是在零售发票管理方面，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的解决方案。如果您想了解更多关于合思档案在零售发票管理方面的信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站，也可通过微信公众号和微信小程序关注合思，还可以免费试用合思档案，体验它带来的便捷与价值。
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