在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的卓越实力。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型目标存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，才为其财务转型之路带来了新的曙光。
动力源业务困境：复杂运营下的财务难题
动力源在业务发展过程中，面临着诸多财务操作上的困境。大量自研系统如同一个个信息孤岛，难以整合。传统的手工报销模式更是弊端丛生，员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，耗费大量时间和精力。报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票的验真、查重工作也全靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，给财务工作带来了巨大的风险。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理工作分散在多个系统中，无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营的通讯基站建设业务，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了报销管理的难度。
公司组织架构的迅速扩展也带来了一系列问题。随着业务覆盖到全国，各地区管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这些问题严重影响了财务操作的标准化和效率。
合思解决方案：重塑财务操作新格局
针对动力源面临的诸多问题，合思提供了一系列行之有效的解决方案，助力其实现财务操作标准化。
系统集成方面，合思打破了数据孤岛，让动力源告别了多系统繁复操作的困扰。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，使得数据在不同系统之间能够顺畅流通，为财务操作的标准化奠定了基础。
无需报销模式更是颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务部门统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率和准确性。
合思强大的系统连接能力也是其解决方案的一大亮点。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，进一步推动了财务操作标准化的进程。
实施步骤：精准落地确保转型成效
在解决方案的实施过程中，合思采取了一系列精准的步骤，确保财务操作标准化能够顺利实现。
在系统集成阶段，合思将动力源HR系统和BPM系统的数据与合思费控进行同步，通过严格的数据校验和清洗，确保数据的准确性和及时性。这一步骤为后续的财务操作提供了可靠的数据基础，使得各项财务流程能够基于准确的数据进行。
在无需报销流程方面，合思规范了员工因公消费的申请和审批流程。从消费申请的提交到审批的各个环节，都明确了相应的标准和要求，确保消费符合差标和预算。通过这种方式，有效地控制了费用支出，提高了财务操作的合规性。
利用Open API和自定义流程引擎技术，合思实现了业务数据的跨系统同步和应用。不同系统之间的数据能够实时共享，业务处理和数据统计的效率得到了显著提升。这不仅减少了人工操作的工作量，还降低了人为错误的发生概率，进一步保障了财务操作的标准化。
转型成果：显著效益见证财务变革
动力源实施合思的解决方案后，取得了显著的成果和效益，财务操作标准化得到了充分体现。
多系统集成实现了数据的互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了工作积极性和满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的基础工作上，而是能够将更多精力投入到更有价值的财务管理工作中，如财务分析、预算规划等。
对于员工而言，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了极大提升。
财务部门则实现了审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员的工作效率和准确性都得到了显著提高，为企业的财务管理提供了更有力的支持。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，始终致力于帮助企业实现财务操作标准化，挖出更多净利润。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让我们一起实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的财务数智化解决方案，开启财务操作标准化的新篇章。
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