Fee控制数字化管理：合思档案助力企业档案管理新变革

在当今纸电混合的时代，企业在档案管理方面正面临着诸多痛点与挑战。企业高管被纸质档案的高成本和占地大问题所困扰，同时档案数据难以进行有效分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则需手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥且繁复，不仅效率低下，还容易出现差错。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间，影响工作的积极性。

纸质档案存在着高显性成本和高隐形成本。例如，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存放档案，占用了宝贵的办公空间。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，纸质档案还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，纸质文件的储存问题依然存在，同时还需要保证数据存储线下载体的原生性，以确保企业财务档案管理的合规性，最终实现企业的全面数字化。

在这样的背景下，合思档案应运而生。下面，让我们深入了解一下这款产品。

合思档案：财务数智化的先锋力量

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过打造敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘出更多的净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。其致力于服务未来财务人，构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数字化服务，解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合。目前，合思档案已经服务了6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

使命愿景：助力企业数字化转型与合规发展

合思档案不止是一款电子档案管理产品，它更是管理与服务的融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。

秉承以客户为中心的服务理念，合思档案聆听用户需求，不断进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。它帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，为企业提供降本增效的解决方案，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

模块功能：全面覆盖档案管理需求

合思档案具有丰富的功能模块，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等。这些模块对应着不同的系统，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、税务系统等。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其档案扩展解决方案，可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案也是一大亮点。通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

功能亮点：便捷高效创新领先

合思档案具有众多功能亮点。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。

它实现了100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。例如，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。

拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。

产品优势：降本增效合规连接

合思档案具有显著的降本增效优势。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，实现100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

它具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，支持与众多合作伙伴的系统集成。

同时，合思档案符合国家政策要求，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，通过国家四部委官方试点100%成功验收，电子会计档案合规性管理，满足国家相关政策对电子会计档案管理的要求。

目标用户与应用场景：多方受益广泛适用

不同角色的用户都能从合思档案中受益。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计人员审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

其应用场景广泛，包括企业的日常档案管理、财务核算、审计工作等。无论是单套制管理、档案扩展、数电票处理等场景，合思档案都能提供相应的解决方案。

成功案例：实践见证卓越成效

众多企业的成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力；使用后多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

海亮教育表示在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记称合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，其多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。

中交水规院提到单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

综上所述，合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，保障财务合规，提升档案管理效率和数据利用价值，是企业数字化建设中电子会计档案管理的理想选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的功能、创新的技术和丰富的实践经验，能够助力企业实现档案管理的数字化转型。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，企业可通过多种方式与合思取得联系，开启档案管理的新征程。如果您想体验Fee控制数字化管理带来的便捷与高效，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，快来加入数字化档案管理的行列吧。