在当今数字化浪潮席卷的时代，众多行业的头部企业都在积极拥抱变革，以适应不断变化的市场环境。就拿知名头部数字阅读品牌来说，其业务经营的数字化程度已经处于较高水平，各类在线阅读服务、数字内容分发等都通过先进的信息技术手段高效开展。然而，与之形成鲜明对比的是，该企业的财务管理数字化进程却相对滞后。
在传统的财务管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。数据分散在内部多个系统中，业务流程如同断裂的链条，难以有效衔接。这直接导致了费用管控如同无源之水，无法真正落地，预算超标情况更是屡见不鲜。特别是在出差费用审批方面，由于数据的不连贯和分散，审批流程繁琐且效率低下，常常让员工和财务人员都苦不堪言。随着企业的不断发展壮大，这种传统的财务管理方式已经明显无法满足企业日益增长的需求，一场数字化转型迫在眉睫。
业务迷雾：传统模式下的重重痛点
该数字阅读企业的数据分散在各个内部系统，就像散落在各地的珍珠，难以串成完整的项链。业务流程的断裂使得数据整合成为一项艰巨的任务，这对于出差费用审批等关键财务环节来说，影响尤为显著。费用管控无法有效落地，预算超标就像脱缰的野马，时常出现。
每个财务月，企业要处理500多张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员就像陷入了一个低价值、机械性工作的漩涡，长期在其中耗费大量时间和精力，人效极其低下。在出差费用审批过程中，大量的纸质单据流转不仅增加了审批的时间成本，还容易出现单据丢失、信息不完整等问题。
全业务数据的打印成本巨大，大量的纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史出差费用审批资料时，只能在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思妙方：定制化解决方案破局
面对该企业的困境，合思凭借其专业的解决方案脱颖而出。合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，就像一把精准的钥匙，助力企业完成业财平台建设，实现了财务的准确性和及时性。
在出差费用审批方面，合思提供了灵活覆盖因公消费全场景的服务。员工出差时无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这不仅让员工的出差体验更加便捷，也让企业的管理更加以人为本。例如，员工在预订酒店、购买机票等因公消费时，系统自动关联出差费用审批流程，实时更新费用信息，无需员工手动填写繁琐的报销表单。
同时，合思紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。这一举措不仅符合环保理念，也为企业在出差费用审批等财务管理环节实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。
精细部署：方案实施步步为营
合思深知每个企业都有其独特的需求，因此在为该数字阅读企业服务时，首先帮助企业构建了精细的系统服务商选型模型。经过深入的分析和比较，企业最终选择与合思合作。
在实施过程中，合思与企业密切沟通，就像一对默契的伙伴。根据企业的具体需求，合思进行了定制化开发和配置。对于出差费用审批流程，合思根据企业的审批规则和权限设置，对系统进行了个性化调整，确保流程既符合企业的管理要求，又高效便捷。
为了让企业员工能够熟练使用系统，合思提供了专业的培训和技术支持。培训课程涵盖了系统的操作方法、出差费用审批流程等各个方面，让员工能够轻松上手。同时，技术支持团队随时待命，为企业解决使用过程中遇到的问题。
成效显著：数据见证转型硕果
合思解决方案的实施，为企业带来了显著的成效。在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通。以出差费用审批为例，系统自动跟踪审批进度，财务人员可以随时查看付款状态，大大提高了工作效率。
档案整理效率也得到了极大提升。通过合思系统，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。当需要查阅出差费用审批相关档案时，员工只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需档案，精准实物档案定位更是让查找效率大幅提升。
在降本方面，合思的解决方案也发挥了重要作用。出差费用审批流程的优化，减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额问题。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，合思系统的发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。出差费用审批过程中，系统自动对发票进行识别和验真，避免了虚假发票的报销。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。同时，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
客户盛赞：口碑铸就合作基石
该数字阅读企业对合思的解决方案给予了高度评价。客户表示，合思的解决方案帮助企业降低了差旅成本和档案管理成本，提高了财务管理效率。特别是在出差费用审批方面，流程的简化和数字化让员工和财务人员都感受到了实实在在的便利。
通过合思的解决方案，企业实现了财务全流程数字化闭环，提升了企业的竞争力和可持续发展能力。客户对合思的专业服务和技术支持表示满意，并表示愿意继续合作，共同推动企业的数字化转型。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。财务数字化转型已经成为企业提升竞争力的关键举措。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的经验和专业的团队。其敏捷财务收支管理平台能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
如果您的企业也想在出差费用审批等财务管理环节实现数字化转型，不妨借鉴该数字阅读企业的成功案例。欢迎广大企业拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多合思的解决方案和服务，还可免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
