北京动力源:探索费用控制最佳实践之路

北京动力源:探索费用控制最佳实践之路
在当今数字化浪潮席卷的商业世界中,企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司作为行业的佼佼者,在这一转型之路上的探索与实践,堪称费用控制最佳实践的典范。今天,就让我们一同走进动力源的故事,探寻其在财务数字化转型中的成功秘诀。

北京动力源科技股份有限公司成立于1995年,是我国电源行业的先驱者,也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,凭借卓越的产品品质和技术实力,成为了中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。其产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目,彰显了强大的行业影响力。2022年3月,动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业,进一步证明了其在行业中的领先地位。

动力源公司规模庞大,涵盖24个1级部门、81个2级部门,分别归属5个业务线2个营销中心,拥有员工2400人左右,还设有8家子公司,在全国拥有30 + 个办事处,并在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。如此庞大的组织架构和业务体系,对财务数字化管理提出了极高的要求。

困境突围:洞察动力源财务旧局

2011年,动力源就前瞻性地开启了财务数字化转型和业财融合之路。公司先后自建费控系统、采购管理系统等,并基于OA系统开发报销系统。然而,理想很丰满,现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源,但整体流程依然复杂,系统壁垒高筑,与预期的转型效果差距较大,这成为了动力源在费用控制最佳实践探索初期的一大困境。

多系统操作体验差、手工录入合规难是摆在面前的一大难题。员工在进行申请单提交时,需要在各系统间频繁切换,繁琐的操作流程让员工苦不堪言。而报销数据需要财务手工录入系统,发票验真、查重也只能依靠手工进行,差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力,使得工作效率低下,也增加了出错的风险。

系统割裂、数据分散、信息滞后也是不容忽视的问题。同一个报销信息,审批、预算、差标分散在多个系统中管理,无法及时联动。这导致财务制度难以落地,数据报表依赖手工统计,管理者无法实时掌握数据信息,难以做出科学的决策。费用控制最佳实践的实现,迫切需要打破这种系统和数据的桎梏。

动力源业务覆盖面广、报销模式复杂,也给财务数字化管理带来了巨大的挑战。公司主营通讯基站建设,业务人员高频深入全国各乡镇开展项目,报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作异常繁琐。不同类型费用支付方式不同,进一步增加了财务管理的难度。

合思妙策:解锁动力源财务新篇

在动力源为财务数字化转型难题苦苦思索之际,合思的出现为其带来了新的希望。合思针对动力源的具体情况,量身定制了一套全面的解决方案,成为了动力源探索费用控制最佳实践的有力助推器。

在系统集成方面,合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步,实现了人员信息的实时共享和动态更新。同时,将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步,实现了订单支出成本的实时归集和统计。这不仅提高了数据的准确性和及时性,也为企业的财务管理提供了有力的数据支持。

无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票,消费受申请单&差标管控,确保了消费即合规。财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。这一系列自动化操作,极大地简化了报销流程,提高了工作效率,也降低了人为错误的发生概率。

合思系统连接能力强,采用Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持标准化方式对接第三方系统,从而打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人,业务数据跨系统同步应用,实现了各系统之间的无缝衔接和数据的实时共享。这使得企业的财务管理更加高效、透明,为费用控制最佳实践的实现提供了坚实的技术保障。

稳步推进:铺就转型坚实之路

合思团队与动力源相关部门进行了深入的对接,全面了解其系统现状和需求。在此基础上,确定了系统集成的具体内容,如与HR系统、BPM系统的同步信息,为后续的实施工作奠定了坚实的基础。

搭建无需报销的业务流程是实施过程中的重要环节。合思团队对员工进行了全面的培训,使其熟悉因公消费免垫资、免开票等操作流程和规则。通过培训,员工能够快速适应新的报销模式,提高了工作效率和满意度。

运用Open API和自定义流程引擎技术,合思完成了与第三方系统的对接,实现了数据的跨系统同步和应用。这一过程中,合思团队充分发挥技术优势,确保了系统的稳定性和可靠性,为动力源的财务数字化转型提供了有力的技术支持。

成效卓著:见证转型辉煌成果

经过合思解决方案的实施,动力源在财务数字化转型方面取得了显著的成果,费用控制最佳实践得到了充分的验证。

多系统集成,数据互通,操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周,效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项,也提高了员工的工作积极性和满意度。

会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础性工作中解放出来,有更多的精力投入到更有价值的财务管理工作中,如财务分析、预算规划等,为企业的发展提供了更有力的财务支持。

员工申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大缩短了员工填报时间,简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对,全场景无需垫资,让员工的消费更加便捷、透明。

财务审批有依据,费控更合规,结算更统一。从手动制作单据到智能制单,财务工作的准确性和效率得到了极大的提高。财务人员能够更加专注于财务风险管理和决策支持,为企业的合规经营和可持续发展提供了有力保障。

高度赞誉:共绘未来合作蓝图

动力源通信、海外业务财务总监陈华林对此次合作给予了高度评价。他表示,面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,展现了强大的技术实力和服务能力。合作只是服务的开始,未来还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的信任和认可,也为双方的未来合作奠定了坚实的基础。

北京动力源科技股份有限公司通过与合思合作,成功解决了财务数字化转型中的诸多难题,实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的财务问题,不妨选择合思,开启财务数字化转型之旅,让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案,亲身感受费用控制最佳实践带来的变革与提升。

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captaincaptain
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