在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营和精细化管理愈发重要。报销管理作为企业财务管理的重要环节，其效率和准确性直接影响着企业的资金流转和运营成本。今天，我们将走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，看看它是如何通过合思的解决方案实现报销管理的数智化转型，为企业发展注入新动力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来一直深耕于国内高端整体厨柜及定制家居领域，是行业内的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，旗下有92家归档主体，企业人数达6000多人。然而，庞大的业务规模也带来了海量的财务数据。其年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量是123247张。如此巨大的数据量，使得报销管理面临着诸多挑战。仅装订配耗时预估就达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。
业务迷雾：报销管理现状与痛点
在报销管理的整理环节，会计档案如同散落在各个角落的拼图，分散于不同的系统之中。这导致档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。整个过程繁琐且效率低下，大大增加了人力成本和时间成本。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种流程增加了档案管理的复杂性和风险，容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。然而，随着业务的不断发展，纸质档案的存储空间需求越来越大，不仅增加了存储成本，而且查找和利用档案也变得十分困难。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案。这种方式不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误，无法满足企业对报销管理高效性和准确性的要求。
合思妙方：报销管理解决方案
针对金牌橱柜在报销管理方面的痛点，合思提供了一套全面的解决方案。
首先是统一存储。合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。这样一来，所有的报销相关数据都集中在一个平台上，方便财务人员进行管理和查询。
其次，搭建会计资料之间的关系。合思以业务为核心，构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着财务人员可以从财务数据追溯到业务数据，也可以从业务数据关联到财务数据，使报销管理更加透明和准确。
再者，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。通过这种方式，实现了数据共享和一站式查阅，财务人员可以便捷高效地获取所需的报销信息，大大提高了工作效率。
最后，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的使用，降低了打印成本和存储空间成本，还助力企业降本增效，符合绿色办公的理念。
方案落地：报销管理实施步骤
合思档案通过开放式接口互联，自主采集金牌橱柜的各类档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这一步骤确保了数据的准确采集和高效处理。
利用智能关联自动组装功能，对采集到的数据进行四性检测和业务检测，形成自定义版式文件。这不仅保证了报销数据的准确性和完整性，还提高了报销流程的规范性。
对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，设置水印管理，确保档号符合国标要求。通过这些措施，保障了报销数据的安全性和合规性。
提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，方便金牌橱柜利用档案。财务人员可以根据自己的需求，快速准确地查找和获取报销相关信息，提高了工作效率。
成效显著：报销管理成果展现
经过一段时间的实施，合思的解决方案在金牌橱柜的报销管理中取得了显著的成效。
档案匹配耗时减少了84%，大大提高了档案整理的效率。财务人员不再需要花费大量的时间进行手工匹配和组装，而是可以将更多的精力放在数据分析和决策支持上。
档案查询耗时减少了80%，方便企业快速获取所需档案信息。无论是财务审计还是日常报销查询，都能在短时间内得到解决，提高了企业的运营效率。
预估节省总体成本30万+/年，降低了企业的运营成本。通过无纸化管理和提高工作效率，减少了打印成本、存储空间成本和人力成本，为企业带来了实实在在的经济效益。
档案合规性达到100%，确保企业档案管理符合相关法规要求。在合规性日益重要的今天，这为企业的长期发展提供了坚实的保障。
客户盛赞：报销管理评价反馈
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司报销管理的难题，提高了工作效率，降低了成本，为企业的数字化转型提供了有力支持。通过业财一体双向穿透的功能，业务与财务的联系更加紧密，有助于更好地进行业务决策。
财务人员反馈，使用合思档案后，报销管理工作变得更加轻松便捷，能够快速准确地获取所需信息。不再需要在繁琐的纸质档案中寻找报销凭证，工作效率得到了极大的提升。
业务部门认为，合思的解决方案使得业务与财务的协同更加顺畅。在报销过程中，业务人员可以及时了解财务要求，财务人员也能更好地掌握业务情况，为企业的发展提供了有力的支持。
企业领导对合思档案的合规性保障非常满意，认为这为企业的长期发展提供了坚实的基础。在合规经营的前提下，企业可以更加专注于业务拓展和创新，实现可持续发展。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在报销管理领域，合思凭借其专业的解决方案和优质的服务，赢得了客户的广泛认可。
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