在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升核心竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化领域的探索与实践，为众多企业提供了宝贵的借鉴。1995 年成立的动力源，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于 2022 年 3 月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使是这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型过程中也面临着诸多挑战。而合思的出现，为动力源解决财务数字化难题带来了新的契机，也为企业的报销流程再造提供了有力支持。
动力源：数字化转型中的困境突围
动力源早在 2011 年就开启了财务数字化转型和业财融合之路。为了提升财务管理效率，企业先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，随着时间的推移，这些系统逐渐暴露出一系列问题。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高。多系统操作体验差，员工在提交申请单时需要在各系统间频繁切换，这不仅增加了操作的复杂性，还降低了工作效率。同时，报销数据需财务手工录入，发票验真、查重等手工操作也容易出现假票、错票、重票等情况，导致基础性工作占据了财务人员大量的时间。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，这对企业的决策产生了不利影响。
再者，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。这些问题都严重影响了企业的财务管理效率，也阻碍了企业的进一步发展。在这样的背景下，动力源迫切需要进行报销流程再造，以提升财务管理的水平。
合思方案：为动力源量身定制报销流程再造蓝图
针对动力源面临的诸多问题，合思为其提供了一套全面、系统的解决方案，旨在实现报销流程再造，提升企业的财务管理效率。
– 系统集成：打破数据壁垒
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的一致性和准确性。同时，将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了各系统之间的数据壁垒，实现了数据的互联互通，为企业的财务管理提供了有力的数据支持。
– 无需报销：革新消费报销模式
在产品应用上，合思实现了无需报销的创新模式。业务人员因公消费时免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这种模式极大地简化了报销流程，提高了工作效率，也降低了财务风险。
– 强大连接：畅通业务数据流转
合思系统的连接能力十分强大。采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。这使得企业的财务管理更加高效、便捷，也为报销流程再造提供了技术保障。
步步为营：合思方案的实施路径
合思团队在为动力源实施解决方案时，采取了有条不紊的步骤，确保方案能够顺利落地，实现报销流程再造的目标。
– 全面调研：摸清现状需求
合思团队首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面调研和梳理。详细了解各系统的数据情况和业务需求，明确了问题的关键所在。通过与动力源各部门的深入沟通，合思团队对企业的财务管理现状有了清晰的认识，为后续的方案实施奠定了坚实的基础。
– 数据对接：确保准确及时
按照系统集成的方案，合思团队将 HR 系统和 BPM 系统的数据与合思费控进行了对接和同步。在对接过程中，严格把控数据的准确性和及时性，确保各系统之间的数据能够无缝衔接。通过多次测试和优化，最终实现了数据的稳定传输和共享，为报销流程再造提供了可靠的数据支撑。
– 员工培训：适应全新流程
在无需报销模式的实施过程中，合思团队对员工进行了全面的培训。让员工熟悉新的消费和报销流程，掌握系统的操作方法。同时，建立了相应的审核和管理机制，确保新流程的顺利运行。通过培训，员工能够更好地适应新的工作模式，提高了工作效率和满意度。
– 持续优化：契合企业发展
合思团队并没有满足于方案的初步实施，而是不断对系统进行测试和优化。根据动力源在使用过程中反馈的问题和需求，及时调整和完善解决方案。通过持续优化，确保方案能够与动力源的业务发展相契合，不断提升企业的财务管理水平。
成效显著：报销流程再造带来的多维度变革
通过合思方案的实施，动力源在报销流程再造方面取得了显著的成果，为企业带来了多维度的变革。
– 操作体验革新：效率大幅提升
多系统集成实现了数据的互通，全面革新了操作体验。员工报销周期从普遍 4 周缩短至 1 周以内，效率提升了 300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作积极性和满意度。
– 人力成本节约：释放财务价值
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。这使得财务部门能够更好地发挥其战略支持作用，为企业的发展提供更有力的财务决策支持。
– 全程管控升级：决策精准高效
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提高了企业的财务管理水平和风险防范能力。
– 员工体验优化：流程简化便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这让员工在工作中感受到了更多的便利和关怀，也提高了员工的忠诚度和归属感。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。从动力源的评价中可以看出，合思的解决方案得到了企业的高度认可，为企业的财务数字化转型和报销流程再造做出了重要贡献。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的产品，亲身感受报销流程再造带来的巨大变革。
