合思档案解决方案：开启报销管理数字化新时代

在当今纸电混合的时代，企业的报销管理面临着重重困境。高达90%的企业在档案管理方面遭遇难题，而报销管理作为其中的关键环节，更是问题频出。企业高管常常为纸质档案管理成本高、数据难以分析利用而头疼；财务人员要面对海量的档案数据，报销管理相关的整理工作既繁琐又枯燥；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥沼。

从成本角度来看，报销管理涉及的纸质凭证输出，不仅耗材成本高，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间，这是高显性成本。而手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，这些高隐形成本也不容忽视。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏，使得报销管理面临高合规风险。

随着2025年数电票全覆盖的临近，企业的报销管理及财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。数电票管理要求特殊，企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的报销管理及财务档案管理要求。而且，企业在推行数字化过程中，虽通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，影响了企业全面数字化的实现，报销管理也难以达到理想的高效状态。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的报销管理带来了新的希望。

合思档案解决方案全景：多元场景精准覆盖

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，犹如一张精密的大网，广泛连接业财系统。它能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的报销管理及档案管理需求。

其领先的单套制电子会计档案管理平台独具特色。它具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。无论是电子档案还是纸质档案，都能在这个平台上得到妥善管理，为报销管理提供坚实的基础。

大数据解决方案更是强大，它支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询。在报销管理中，涉及的单据数量众多，有了这个解决方案，企业能够快速准确地查询到所需数据。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，让报销管理更加灵活高效。

数电票解决方案为报销管理提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，确保报销管理符合相关规定。

合思档案核心功能亮点：智能高效助力报销管理

• 多源采集：灵活集成数据无忧
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在报销管理中，不同来源的数据都能轻松采集，为后续的处理提供了丰富准确的信息。

• 智能制档：规则驱动高效关联
  智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。同时，通过字段映射让已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员在报销管理中查询和分析。此外，“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为报销管理提供了可靠的数据保障。

• 档案管理：精细管控灵活扩展
  档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。在报销管理中，不同人员对档案的访问和操作权限得到严格控制，确保数据安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，让报销管理相关的档案管理更加有序。

• 档案应用：融合互通高效利用
  档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。在报销管理中，财务人员能够快速准确地找到所需的档案信息。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用功能，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理功能，让报销管理更加高效便捷。

合思档案使用收益：降本增效价值提升

• 显著降本增效：节约成本提升效率
  使用合思档案能为企业在报销管理方面带来显著的降本增效。可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。在报销管理中，成本的降低和效率的提升是企业追求的重要目标，合思档案完美地实现了这一点。

• 拉通全链路：激活数据价值
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。在报销管理中，数据能够得到充分利用，真正实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。

• 助力决策数智化：提升财务服务
  合思档案助力企业决策数智化，提升财务服务效率。在当前经济环境下，企业需要借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在报销管理中，数字化的管理方式能够让企业做出更明智的决策，提升整体竞争力。

合思档案典型适用场景：满足不同企业需求

• 年单据量巨大企业：电子化管理简化流程
  对于年单据量巨大的企业，如年单体数据量2.6亿的企业，在报销管理及会计档案管理方面面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化。在报销管理中，能够简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄，提高报销管理的效率。

• 集团型企业：标准化管理保障合规
  集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，助力集团型企业档案管理标准化。在报销管理中，确保报销流程和档案管理符合统一标准，降低合规风险。

• 多系统数据互联企业：集成管理降低风险
  多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案可实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在报销管理中，降低财务管控风险，提高报销管理的准确性和效率。

• 教育集团等企业：智能化管理提高效率
  教育集团等业务系统多、数据隔离的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案可形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在报销管理中，让报销流程更加顺畅，提高员工满意度。

合思档案客户成功案例：实践验证实力

• 年单据量2.6亿企业：业财一体成效显著
  年单据量2.6亿的企业，痛点在于会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案的解决方案是多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配15min。在报销管理中，这些成效让报销流程更加高效准确。

• 集团型企业：标准化落地节约成本
  集团型企业档案管理存在流程复杂、标准不统一等问题。合思档案通过安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在报销管理中，降低了成本，提高了管理水平。

• 多系统数据互联企业：集成管理节省成本
  多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和痛点。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在报销管理中，大大提高了工作效率，节约了成本。

• 教育集团：简化流程高效借阅
  教育集团在档案管理各环节存在问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。以电子会计档案为核心实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在报销管理中，让报销流程更加顺畅，员工借阅档案更加方便。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现档案管理的数字化转型，解决报销管理及档案管理难题。

合思档案的联系方式丰富，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便企业随时咨询和了解。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的研发和服务团队，能够为企业提供全方位的财务数智化服务和支持，让企业放心选择合思档案。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都已选择合思档案，取得了良好的管理成效，企业可以借鉴他们的成功经验，选择合思档案开启报销管理及档案管理的新篇章。现在就可以免费试用合思档案，体验其带来的高效报销管理解决方案。