在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营和合规管理愈发重要。高新兴科技集团作为一家在智慧城市物联网领域颇具影响力的上市公司，一直以来都聚焦于技术创新应用。每年，该集团将超过营业收入10%的资金投入到研发中，凭借深厚的技术积累，拥有了超过2000项核心知识产权。
高新兴科技集团拥有3000多名员工，在国内设立了170多个服务网点，以确保能够为客户提供及时、高效的服务。为了支撑企业的日常运营，集团构建了5个信息化系统。随着业务的不断拓展，集团每年产生的银行回单数量高达10万 + ，发票数为15万 + ，电子凭证量更是达到30万 + 。如此庞大的业务数据，使得档案管理成为了集团运营中至关重要的一环。然而，传统的档案管理方式逐渐暴露出一些问题，在文档归档规范方面也面临着诸多挑战。
档案管理困境凸显
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成本居高不下
高新兴科技集团在档案管理方面，面临着高昂的成本压力。在报销、采购付款等业务流程中，需要对相关文件进行打印、整理、装订及归档等一系列操作。这些工作不仅需要耗费大量的纸张、装订材料等物资成本，还占用了库房人员大量的管理时间和精力，导致人员管理成本居高不下。而且，当需要借阅档案时，繁琐的借阅流程以及实物借出手续，进一步增加了管理成本和时间成本，影响了工作效率。在文档归档规范的执行过程中，由于这些繁琐的操作，也容易出现不规范的情况。 -
隐患如影随形
电子源文件的保存问题成为了高新兴科技集团档案管理的一大隐患。目前，集团的电子源文件未按照合规要求进行保存，这显然不符合会计电子档案管理法规的相关规定。在档案归档过程中，文档归档规范主要依靠人工来控制，缺乏系统化的控制机制。这就导致在实际操作中，容易出现人为的疏忽和错误，存在较大的合规性隐患。一旦遇到审计等情况，可能会给企业带来不必要的麻烦。 -
利用效率低迷
在信息时代，数据的快速获取和利用对于企业的决策和运营至关重要。然而，高新兴科技集团目前在档案利用方面却面临着诸多困难。查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，难度较大，需要耗费大量的人力和时间。而且，由于不同系统之间缺乏有效的整合，不能实现跨系统调阅，使得员工在获取所需档案信息时，往往需要在多个系统之间来回切换，效率极其低下。这也在一定程度上影响了文档归档规范的有效执行和落实。
合思解决方案登场
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低开发成本对接
合思针对高新兴科技集团的档案管理问题，提供了一套具有创新性的解决方案。首先，在系统对接方面，合思方案具有低开发成本的显著优势。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。无论是NCC、U9等财务系统，还是OA、CBS等办公系统，合思方案都能够实现无缝连接。这种高效的对接方式，避免了企业进行大规模的系统开发和改造，降低了开发成本和时间成本，同时也为文档归档规范的统一执行提供了有力的技术支持。 -
自动制档释放精力
合思方案的自动制档功能，为高新兴科技集团的财务人员带来了极大的便利。凭证数据能够自动匹配组装，通过业务检测机制，保障证据链的完整性。在文档归档规范方面，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这不仅提高了档案归档的准确性和规范性，还大大释放了财务人员的精力，使他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
全场景数字化利用
合思方案打破了传统档案查询的壁垒，实现了档案全场景数字化利用。以往，员工在查询档案时，需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至需要切换多个系统，操作十分繁琐。而合思方案通过强大的技术整合能力，实现了一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。员工只需在一个平台上进行简单的操作，就能够快速获取所需的档案信息，大大提高了档案利用效率，同时也确保了文档归档规范在查询和利用环节的有效执行。
实施成果显著
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归档效率飙升
在合思方案的实施下，高新兴科技集团的档案归档效率得到了极大的提升。通过自动制档和系统的高效整合，归档效率提升了90%。以往需要耗费大量时间和人力的归档工作，现在能够快速、准确地完成，大大缩短了档案处理周期。这不仅提高了企业的运营效率，也为企业在文档归档规范方面提供了更有力的保障，使得档案管理更加规范、有序。 -
成本大幅节约
合思方案的应用，还为高新兴科技集团带来了显著的成本节约。通过减少纸张、装订材料等物资的使用，以及降低库房人员的管理成本，企业每年节约成本30万 + 。这些节约下来的成本，可以投入到企业的研发和业务拓展中，为企业的发展提供更多的资金支持。同时，成本的降低也体现了合思方案在帮助企业实现降本增效方面的卓越能力，在文档归档规范的执行过程中，也更加注重成本效益的平衡。
行动号召
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，一直致力于通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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