合思档案：解锁档案数字化解决方案新境界

在当今纸电混合的时代，企业档案管理正面临着诸多棘手的难题，如同置身于迷雾之中，难以找到清晰的方向。企业高管们为纸质档案管理的高额成本和巨大的储存占地问题而忧心忡忡，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了极大的困扰。

财务人员每日需要处理海量的档案数据，整理工作不仅耗时费力，而且手动匹配、核对确认等工作枯燥繁琐，如同陷入了一个无尽的循环。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是耗费了大量的时间和精力，降低了工作效率。

企业在档案管理方面还面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间的需求也不断增加。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效的利用。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案的损坏，给企业带来了高合规风险。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统等解决了部分线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理又面临着新的挑战。数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就需要企业拥有专业的电子会计档案管理平台。

面对这些行业痛点，合思档案提供了一套领先的档案数字化解决方案，犹如一盏明灯，为企业照亮了档案管理的前行之路。

合思档案解决方案全景透视

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO和高管而言，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的。对于归档员和财务人员来说，合思档案能够提高工作效率，实现档案数据的同源性和全流程透明流转，让他们轻松完成档案管理工作。对于外部审计，合思档案可以实现档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限也可以一键下放或回收。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链的完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，实现了会计档案不打印、应收尽收的目标。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。

合思档案核心功能闪耀亮点

合思档案的多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成，并预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票的自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。

智能制档功能是合思档案的一大特色。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，该功能还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据的真实、完整、安全和可用。

档案管理功能方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

档案应用功能同样出色。多维检索能够满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案的高度关联。

合思档案用户收益显著彰显

使用合思档案能为企业带来显著的降本增效效果。企业可以更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统的手工归档方式。档案不打印，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性达到100%。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，挖掘出数据的价值。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。

合思档案典型场景多元呈现

在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。

在实物备查场景中，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。例如，它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享、批量作业，极简管理、低碳环保。

数电票时代企业电子数据呈爆发式增长，在大数据场景下，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

共享调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。

合思档案客户成功案例实力验证

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某K12民办教育集团存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的档案数字化解决方案提供商，拥有领先的技术、丰富的功能和众多成功案例，能切实帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型。现在就行动起来，选择合思档案，让有限更有效。如需了解更多信息，可拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序联系我们。您还可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越魅力。