在当今数字化浪潮的席卷下，电子凭证的数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的助推器，标志着我国电子凭证改革正式驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像是一把精准的钥匙，为企业解决电子凭证管理难题提供了有效的途径，助力企业在数字化转型的道路上稳步前行。而今天，我们将通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的真实案例，深入了解合思档案在发票处理快速化方面所发挥的巨大作用。
金牌橱柜：传统档案管理的痛点困局
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域崭露头角，成为专业的服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，其实力不容小觑。
然而，在公司蓬勃发展的背后，传统的会计档案管理方式却成为了制约其进一步发展的瓶颈。在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，难以形成一个有机的整体。工作人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的操作流程不仅耗费了大量的时间和精力，还使得档案数据的利用变得异常困难。在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门，这期间的交接过程不仅增加了管理成本，还存在着档案丢失或损坏的风险。在存储环节，公司依靠独立的档案室来管理纸质档案，随着业务的不断拓展，档案数量与日俱增，有限的存储空间逐渐变得捉襟见肘。这些问题不仅影响了公司的工作效率，也对公司的财务管理带来了一定的挑战。
合思档案：量身定制的解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的诸多难题，合思档案凭借其强大的功能和先进的技术，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就像一个智能的收纳箱，将原本分散的档案有序地收纳起来，使得数据不再孤立，而是形成了一个有机的整体。这样一来，公司可以更加方便地对档案进行管理和利用，提高了工作效率。
– 业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，通过先进的技术手段，实现了以业务为核心的证据链条，让业务和财务之间实现了双向穿透。每一笔业务都有完整的证据链支持，财务人员可以通过业务数据追溯到相关的财务凭证，业务人员也可以通过财务数据了解业务的执行情况。这种业财一体的管理模式，使得公司的财务管理更加透明、高效。
– 数据共享，一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了一站式的查阅服务。用户只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，查阅过程便捷高效。无论是财务人员进行审计，还是业务人员进行数据分析，都可以在第一时间获取到准确的信息，大大提高了工作效率。
– 银行回单无纸化：助力降本增效
在传统的档案管理模式下，海量的银行回单处理是一项繁琐而耗时的工作。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的存储成本，还提高了银行回单处理的效率，为公司节省了大量的时间和精力。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
显著成果：发票处理快速化带来的巨变
合思档案的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果，尤其是在发票处理快速化方面表现突出。
通过合思档案的智能匹配功能，档案匹配耗时减少了84%。原本需要花费大量时间和精力进行的档案匹配工作，现在可以在短时间内轻松完成，大大提高了工作效率。同时，档案查询耗时也减少了80%。工作人员在需要查阅档案时，无需再像以往那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，只需在系统中轻轻一点，即可快速获取所需信息。这不仅提高了工作效率，也为公司的决策提供了更加及时、准确的支持。
在成本方面，预估节省总体成本30万+/年。合思档案的无纸化管理模式，减少了纸质档案的打印、存储和管理成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本。这些成本的节省，为公司的发展提供了更多的资金支持。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，对档案进行规范化管理，确保了档案的真实性、完整性和安全性。这为公司的财务管理提供了有力的保障，避免了因档案管理不规范而带来的风险。
展望未来：共赴财务数智化新征程
合思档案帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，为企业带来了显著的降本增效。在发票处理快速化方面，合思档案更是发挥了重要作用，让企业在财务管理上更加得心应手。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案将继续发挥其技术优势和专业能力，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已经有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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