在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以势不可挡之势驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同精准落子，宣告着电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决。电子凭证数字化转型的加速，昭示着全流程无纸化时代已然来临。
在这场波澜壮阔的数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和深厚的技术底蕴，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。为了让更多企业在电子凭证数字化转型的道路上少走弯路，合思基于合思档案在行业中的深度应用与丰富案例经验，精心筛选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，重磅发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一座指引灯塔，为企业在费用发票管理及电子会计档案数字化转型方面提供了极具价值的参考和借鉴。
金牌橱柜：传统费用发票管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，凭借卓越的品质和创新的设计，迅速崛起成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统的费用发票管理及会计档案处理模式却逐渐成为制约其进一步发展的瓶颈。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，数据难以有效整合和利用。财务人员不得不耗费大量的时间和精力，逐一打印凭证、手工匹配单据、进行组装、装订，最后再上架存储。这种繁琐的操作流程不仅效率低下，还容易出现人为错误，导致档案数据的准确性和完整性受到影响。
保管环节同样存在诸多问题。按照规定，财务部门需要临时保管会计档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间，档案的交接和管理增加了工作的复杂性和风险，容易出现档案丢失或损坏的情况。
在存储环节，公司采用独立档案室来存放纸质档案。随着业务的不断拓展，档案数量急剧增加，档案室的空间压力越来越大，同时，纸质档案的存储还面临着防潮、防火、防虫等诸多安全隐患。这些问题严重影响了金牌橱柜的费用发票管理效率和档案利用价值。
合思档案：一站式费用发票管理解决方案
面对金牌橱柜在费用发票管理和会计档案处理方面的诸多难题，合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，为企业量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了不同系统之间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等各类与费用发票管理密切相关的重要数据进行整合。通过统一的标准和管理方式，将这些数据集中存储在一个平台上，实现了数据的高效管理和共享。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让原本杂乱无章的数据变得有序可循，为企业的费用发票管理和决策提供了坚实的数据支持。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建完整的证据链条。通过业财一体双向穿透的功能，企业可以清晰地了解每一笔费用的来龙去脉，从业务发生的源头到财务入账的全过程都一目了然。这不仅有助于提高财务数据的准确性和可靠性，还能为企业的内部控制和风险管理提供有力保障，让费用发票管理更加规范和透明。 -
数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，构建了清晰的会计资料结构树。用户只需在平台上轻轻一点，就能快速、准确地找到所需的费用发票及相关档案信息，实现一站式便捷查阅。这种高效的查阅方式大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率，让费用发票管理变得更加轻松和高效。 -
银行回单无纸化：降本增效新利器
对于企业来说，海量的银行回单处理是一项繁琐且耗时的工作。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的准确性和及时性，为企业带来了显著的降本增效效果，让费用发票管理更加绿色、环保和高效。
成效显著：数据见证合思档案价值
金牌橱柜在引入合思档案后，费用发票管理和会计档案处理工作取得了显著的成效。一系列令人瞩目的数据，直观地展现了合思档案为企业带来的巨大价值。
档案匹配耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作，在合思档案的智能匹配功能下变得轻松快捷。财务人员不再需要花费大量时间逐一核对凭证和单据，大大提高了工作效率，让他们有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
档案查询耗时减少了80%。通过合思档案的一站式便捷查阅功能，员工可以快速找到所需的费用发票和档案信息，无需在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。这不仅提高了员工的工作效率，还提升了员工的满意度，让企业的内部运营更加顺畅。
预估节省总体成本30万+/年。合思档案的应用，让企业在纸张、存储设备、人力等方面的成本大幅降低。同时，高效的费用发票管理和会计档案处理流程，也为企业避免了因错误和延误带来的潜在损失，为企业的发展提供了有力的财务支持。
档案合规性达到100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保了费用发票管理和会计档案处理的合规性。这让企业在面对审计和监管时更加从容自信，降低了企业的合规风险，为企业的稳定发展保驾护航。
合思档案：引领电子凭证数字化转型新未来
合思档案的出现，为企业的费用发票管理和电子会计档案处理带来了一场革命性的变革。它通过自动化归档功能，让财务人员告别了繁琐的重复性工作，提高了工作效率；同时，档案数据的同源性和透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
《电子会计档案实践案例集》作为合思档案实践经验的结晶，承载着众多企业在电子凭证数字化转型过程中的宝贵经验和成功案例。我们希望这本案例集能够进一步推动我国电子凭证数字化转型的进程，助力企业打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
在这个数字化转型的关键时期，企业需要积极拥抱新技术，不断优化费用发票管理和会计档案处理流程。合思档案将一如既往地为企业提供优质的产品和服务，帮助企业在数字化浪潮中抢占先机，实现可持续发展。
如果您也想体验合思档案带来的高效费用发票管理解决方案，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解更多案例。现在就点击免费试用，开启您的电子凭证数字化转型之旅吧！
