合思档案：开启文件自动归档新时代，助力企业数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业档案管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着企业财务档案管理新时代的来临。数电票管理的特殊性，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在传统档案管理模式下，企业如同陷入了一个复杂的迷宫，面临着诸多痛点。企业高管们看着堆积如山的纸质档案，心中满是无奈。纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量的资金用于打印、存储，还占据了大量的办公空间。而且，这些档案数据缺乏有效的汇总整理，如同散落在各处的珍珠，难以串成一条完整的项链，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则被繁琐的档案整理工作压得喘不过气来。面对海量的档案数据，他们需要手动逐一匹配核对确认，每一个数字、每一张票据都要反复检查，枯燥繁复的工作让他们疲惫不堪。业务人员也深受其害，出差、招待后的报销流程繁琐，大量的纸质票据如同沉重的包袱，压得他们苦不堪言。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是看得见的成本。而手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用等隐形成本，如同隐藏在水面下的冰山，不易察觉却影响巨大。此外，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险，更是让企业如临深渊。

即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚，无法保证档案原生性，难以实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，如同黑暗中的一盏明灯，为企业档案管理带来了新的希望。

专属方案：满足不同角色需求

合思档案深知企业不同角色在档案管理中的需求差异，因此为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供了专属解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，合思档案助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在这个数据驱动的时代，合思档案为企业高管们提供了一双洞察未来的眼睛，让他们能够在复杂的市场环境中做出明智的决策。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们的工作利器。它能够帮助他们提高工作效率，告别重复低价值的工作。通过实现档案数据同源、全流程透明流转，合思档案便于监控、分析，让归档员和财务人员能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。从此，他们再也不用为繁琐的档案整理工作而烦恼，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。

对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。这不仅提高了审计效率，还减少了沟通成本，让审计工作变得更加轻松愉快。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动归档。这种自动归档功能，如同一个智能管家，能够自动识别和整理各种档案文件，让企业档案管理变得更加高效、便捷。

核心功能：彰显显著优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能如同璀璨的星星，照亮了企业档案管理的道路。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，让企业能够轻松应对各种复杂的档案数据采集需求，实现文件自动归档。

智能制档功能也是合思档案的重要优势之一。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这种智能制档功能，如同一个智慧大脑，能够自动处理和分析各种档案数据，让企业档案管理变得更加智能化、高效化。

专用格式版式文件是合思档案的又一特色。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。这种专用格式版式文件，如同一件量身定制的衣服，能够满足企业个性化的档案管理需求，实现文件自动归档。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的安全卫士。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这种双模式检测方案，如同一个严格的守门员，能够确保企业档案数据的质量和安全，实现文件自动归档。

实际案例：见证应用效果

合思档案的强大功能和优势，在众多企业的实际应用中得到了充分的验证。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达成了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据穿透联查，让企业能够实时掌握业务和财务状况；管理自动化，减少了人工干预，提高了工作效率；企业成本降低，让企业在市场竞争中更具优势。具体的数据指标显示，合思档案的应用让该企业的档案管理效率提升了XX%，成本降低了XX%，实现了文件自动归档的高效管理。

世界上最大的重型装备制造商之一面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策等成效。同时，它还提升了整理匹配效率、减少了存储空间成本和纸张打印成本。该企业在应用合思档案后，档案管理流程得到了优化，工作效率提升了XX%，存储空间成本降低了XX%，实现了文件自动归档的绿色管理。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。同时，它还节省了成本，提高了合规性。该企业在应用合思档案后，档案管理效率提升了XX%，成本降低了XX%，合规性得到了显著提高，实现了文件自动归档的智能管理。

中国最大的K12民办教育集团之一在档案管理的采集、存储、整理、利用环节都存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和以电子借阅为主的简便高效模式。该集团在应用合思档案后，档案管理效率提升了XX%，工作效率得到了显著提高，实现了文件自动归档的便捷管理。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能够为企业提供有力的支持。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，众多客户对其使用效果给予了高度评价，企业可放心选择。如果您也想体验合思档案带来的文件自动归档的便捷与高效，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新时代！