合思档案：数电票时代企业档案管理的智慧之选

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。相关政策规划明确，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。

在传统的纸电混合时代，企业的不同角色都面临着档案管理的难题。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于存储设备和耗材，而且储存占地大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，影响企业的决策效率。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时。

从成本角度来看，传统档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时档案室、档案柜等存储空间需求大，造成了企业资源的浪费。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后，增加了隐形成本。因此，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思档案：为不同角色量身定制价值

合思档案应运而生，它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策走向数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在这个过程中，合思档案不仅帮助企业节省了成本，还为企业的可持续发展奠定了基础。

对于归档员和财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别了重复低价值的工作，实现了档案数据同源，数据全流程透明流转。这使得档案管理变得轻松简单，同时也便于监控和分析，大大提高了档案的利用效率。财务人员再也不用为繁琐的档案整理工作而烦恼，可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

对于外部审计人员，合思档案提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限也可以一键下放或回收。这让财务人员无需与审计人员进行重复沟通，也无需反复补充审计资料，提高了审计工作的效率和质量。

合思档案功能概览：多维度满足档案管理需求

• 多源采集：灵活集成，全面获取数据
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保了数据采集的全面性和灵活性。

• 智能制档：关联匹配，整合业务数据
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析数据。

• 档案管理：灵活配置，保障文档存储安全性
  合思档案在档案管理方面具有高度的灵活性。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这种灵活的配置方式能够充分保障文档存储安全性，满足企业不同的管理需求。

• 档案应用：多维查询，穿透联查数据
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，为企业提供了全面、深入的数据洞察。

合思档案核心亮点：创新方案驱动高效管理

• 大数据解决方案：海量数据秒级处理
  合思档案的大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。这大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值，让企业能够快速获取所需信息，做出更明智的决策。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展，高效管理
  通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，合思档案帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，为企业的档案管理提供了更多的灵活性和扩展性。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案是合思档案的又一重要亮点。它通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  合思档案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这为企业在数电票时代的档案管理提供了全面、专业的解决方案，确保了企业财务档案管理的合规性和高效性。

合思档案价值体现：降本增效，激活数据价值

• 显著的降本增效
  合思档案能够帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档方式，档案无需打印，可节约纸张成本和整理成本。同时，其高效的检索功能大大提升了检索效率，让企业在档案管理方面实现了成本的大幅降低和效率的显著提升。

• 电子会计档案管理
  作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的财务档案管理更加规范化、信息化，提高了企业的财务管理水平。

• 让数据“活起来”
  合思档案真正实现了从数据到决策的转变。它帮助企业充分利用档案数据，挖掘数据背后的价值，为企业的决策提供有力支持，让数据成为企业发展的核心驱动力。

• 资源重组
  通过实现前后端数据同源，流程全息贯通，合思档案提升了企业的管理能效，实现了企业效益的最大化。它让企业的资源得到更合理的配置和利用，提高了企业的整体竞争力。

合思档案典型使用场景：覆盖企业档案管理全环节

• 业务流转
  在业务流转环节，企业可以上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件。这使得企业的业务流程更加顺畅，数据传递更加高效。

• 档案采集
  档案采集环节包括到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作。合思档案提供了便捷、高效的采集方式，确保了档案数据的及时、准确采集。

• 档案制档
  系统能够自动对档案进行整理、匹配、组件，完成档案制档工作。这一过程实现了自动化和智能化，大大提高了档案制档的效率和质量。

• 档案管理
  合思档案管理涵盖全量电子会计档案，包括电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像、电子票据报表原件等，以及必要且少量的纸质档案，如纸质会计凭证原件、其他纸质原件。企业可以主动利用电子档案进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作，同时将纸质档案作为辅助备查。这种以电子档案为主、纸质档案为辅的管理方式，既保障了文档存储安全性，又提高了档案管理的效率和便捷性。

合思档案成功案例：多行业验证卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了总体成本，提高了合规性，减少了档案匹配和查询耗时。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。

合思档案市场定位与差异化优势：实力铸就领先地位

在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，展现了强大的资本实力和市场认可度。同时，合思通过了SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这些认证和荣誉充分证明了合思档案在技术实力和安全保障方面的优势，能够为企业提供可靠的档案管理解决方案，保障文档存储安全性。

结语：开启数字化档案管理新时代

合思档案凭借其强大的功能、创新的解决方案和卓越的服务，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的服务。

如果您的企业也想摆脱传统档案管理的困境，提升档案管理效率和质量，欢迎选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505、访问www.hosecloud.com等方式联系我们，还可以免费试用合思档案，开启数字化档案管理新时代。