在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理领域的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
然而，传统的票据文档管理模式却在这一变革中显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。不仅如此，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大要求，成本居高不下。例如 COMMUNE 幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达 53323 元。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
在这样的背景下，合思档案应运而生。作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的票据文档管理提供了全新的解决方案。
创新方案破传统困局
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它能够有效解决传统财务档案管理的问题，实现电子凭证全流程无纸化。
COMMUNE 幻师在上线合思档案电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。通过自动化归档，减少了人力成本 50%，大大提高了工作效率。金牌橱柜家居科技股份有限公司则通过合思档案实现了多系统数据互联，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理，进而实现了档案数据的智能化管理。
核心功能铸卓越价值
合思档案在票据文档管理方面具有强大的核心功能与显著优势，贯穿财务档案管理全生命周期。
在功能蓝图上，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够进行电子会计档案全生命周期管理。其涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。智能采集环节，运用了外部生态的 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等，确保数据的高效采集。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，为后续的管理奠定基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，满足企业日常的档案管理需求。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的决策提供有力支持。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件自动切割·数电票自动化解析，提高了采集的效率和准确性。档案制档具备智能关联·自动组装的特点，能够进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。
合思档案的产品价值显著。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性工作。档案利用便捷高效，能够实现实时调阅和精准查找。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本达 338,910 元。
多元场景显应用成效
合思档案在不同行业的企业中都有广泛的应用，为企业带来了显著的收益。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在票据文档管理方面取得了巨大的改善。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师，通过合思档案的应用，在票据文档管理上实现了质的飞跃。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到了 100%。
数字阅读行业的帆书，在票据文档管理方面也受益于合思档案。仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。
合思是一家值得企业信赖的公司。作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也希望在票据文档管理方面实现财务数智化转型，降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。您可以通过电话 400 – 105 – 6505 或者访问网址 www.hosecloud.com 进一步了解合思档案。现在就可以免费试用合思档案，开启票据文档管理的新时代。
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