智能发票管理助力企业财务档案数字化转型

在当今数字化浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势使得企业财务档案管理直接迎来新的考验，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。因数电票管理具有特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”下的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同层级人员都面临着各自的难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以有效分析利用的困扰；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时、工作枯燥繁琐的泥沼；业务人员也被报销纸质票据流程的繁琐所束缚。不仅如此，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求巨大，造成企业资源的极大浪费；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作多，查询调阅数据无法有效利用，导致内部协作效率低下；高合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能损坏纸质档案，使得财税管理效率大打折扣。即便企业在推行数字化的进程中，在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存以及数据存储线下载体的问题。而保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化的关键。

合思档案，作为应对这一系列困境的创新解决方案，在企业数字化转型的道路上发挥着至关重要的作用。它是企业在数字化浪潮中实现财务档案管理升级的得力助手，为企业的可持续发展奠定坚实基础。接下来，让我们深入了解合思档案的独特魅力。

合思档案：财务数智化的领航者

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原名为易快报。自2014年创立以来，合思始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘出更多的净利润，在行业内树立了良好的口碑。

合思档案作为合思旗下的核心产品，是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思不仅在业务上表现卓越，还具备强大的企业实力。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这一系列的布局，确保了合思能够为广大企业提供及时、高效、优质的服务。

合思档案核心功能：智能管理的利器

• 多源采集：数据整合的高效引擎
  合思档案的多源采集功能，是基于跨系统数据集成要求而设计的。它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成。通过预制系统连接器，合思档案可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保所有数据都能被有效采集。

• 智能制档：数据关联的智慧之选
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，这使得财务人员的查询更加便捷、分析更加直接。此外，合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：权限灵活的安全卫士
  合思档案的档案管理功能十分强大。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，并进行水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类，用户可以维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，满足企业多样化的管理需求。

• 档案应用：多维查询的便捷通道
  合思档案的档案应用功能为用户提供了极大的便利。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

合思档案VS传统管理：优势尽显

与传统档案管理方式相比，合思档案在多个方面展现出显著的优势。

• 成本节约：精打细算的好帮手
  合思档案在成本节约方面表现出色。它可实现70%的纸张成本节约和75%的整理成本节约。以某企业案例为例，使用合思档案后，纸张打印成本减少了100万张纸/年，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间。这不仅降低了企业的直接成本，还提高了资源的利用效率。

• 效率提升：高效办公的加速器
  在效率提升方面，合思档案可实现90%的检索效率提升，大大减少了人工匹配工作量。在某企业案例中，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年。这使得企业的财务工作更加高效，能够更快地响应业务需求。

• 合规性保障：合法合规的守护者
  合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模检测实现了归档即合规，满足国家政策要求。在多个企业案例中，合思档案实现了财务档案的安全存储，满足国家相关文件及试点单位要求，保护了电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。这为企业的合规经营提供了有力保障。

• 全面管理：打破限制的创新模式
  合思档案打破了物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思档案成功案例：实践出真知

• 海量单据企业的数字化转型
  有一家年单据量达2.6亿的企业，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过采用合思档案，该企业实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。取得了业务与财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等显著成效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 重型装备制造商的档案管理革新
  世界上最大的重型装备制造商之一，曾被档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题所困扰。合思档案的单套制管理方案为其带来了转机，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

• 多系统数据互联企业的破局之道
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。通过合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

• 民办教育集团的高效管理之路
  中国最大的K12民办教育集团之一，面临着低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理和利用方面的问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的成功案例，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度挖掘会计档案的价值。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品。未来，合思将为更多企业提供更优质的财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。同时，合思在全国多地设有服务网络，并拥有众多合作伙伴，将不断扩大服务范围，为更多国内外企业提供电子会计档案管理解决方案。

如果您想体验智能发票管理带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。