在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台就像一位智慧的财务管家，为企业提供了高效、便捷、安全的财务档案管理解决方案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵经验。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的时代背景下，合思档案的出现无疑为企业的财务档案管理带来了新的曙光。接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。多年来，好想你凭借卓越的品质和广泛的市场渠道，业务规模不断扩大，在市场上占据了重要的地位。然而，随着企业的发展壮大，财务档案管理却成为了困扰好想你管理层的一大难题。
文档管理与发票相关的工作在传统模式下暴露出诸多痛点。首先是归档难题。在财务归档时，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一份发票都要与业务信息精准匹配，每一张回单都要对应相应的交易记录。这一过程繁琐而复杂，不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询、审计等工作将面临巨大的困难，给企业的财务管理带来了潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦搜寻，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的功能，这在一定程度上影响了企业的决策效率和工作进度。
最后是成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作。这些都增加了企业的运营成本，降低了企业的经济效益。
合思档案：量身定制的解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为好想你量身定制了一套全面的解决方案。合思档案系统就像一把神奇的钥匙，为好想你打开了财务档案管理的新大门。
在数据管理方面，合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，快速、便捷地获取与文档管理与发票相关的所有数据信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在系统中轻松查询和关联，大大提高了工作效率。以前需要花费大量时间和精力进行的核对工作，现在只需轻轻一点鼠标就能完成，让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在审计方面，合思档案实现了自动组装，审计更加便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动对档案数据进行分类、整理和分析，生成详细的审计报告。审计人员可以通过系统快速定位和查阅相关的档案信息，无需再翻阅大量的纸质文件，减少了审计的时间和成本。同时，系统的审计功能还可以对档案数据进行实时监控和预警，及时发现潜在的风险和问题，为企业的合规经营提供了有力保障。
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速查询到该档案的电子信息，并准确定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还避免了实物档案的遗失和损坏。同时，虚拟档案库房还可以对档案进行分类存储和管理，实现了档案的智能化管理。
此外，合思档案系统还能够自动采集、切割、组装海量银行回单，实现全面无纸化管理。系统会自动识别和提取银行回单中的关键信息，并将其与相关的业务数据进行关联和匹配。这样一来，企业不仅节省了大量的纸张和存储空间，还降低了人工处理的错误率，提高了财务管理的准确性和效率。
显著成效：降本增效立竿见影
在使用合思档案系统后，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效。这些成效不仅体现在人力、成本和管理效率等方面，更为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
在人力方面，合思档案系统大大减少了人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，整体人工耗时减少了90%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和工作质量。以前需要多名财务人员花费数天时间才能完成的档案管理工作，现在只需一名财务人员在短时间内就能轻松完成，大大节省了人力资源。
在成本方面，合思档案系统预计为好想你减少综合成本20万元/年。通过实现全面无纸化管理，企业节省了大量的纸张、存储设备和人力成本。同时，系统的智能化管理功能还降低了档案遗失和损坏的风险，减少了潜在的经济损失。这些成本的降低直接提高了企业的经济效益，增强了企业的市场竞争力。
在管理效率方面，合思档案系统带来了质的飞跃。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。财务人员可以通过系统快速、准确地查询和获取所需的档案信息，大大提高了工作效率。同时，系统的自动提醒和预警功能还可以及时发现和解决档案管理中的问题，确保了档案管理的合规性和安全性。目前，好想你档案的合规性已经达到了100%，为企业的稳健发展提供了有力保障。
展望未来：携手合思共赴数字化征程
合思档案作为一款领先的电子会计档案管理平台，为企业实现财务数智化、降本增效提供了强有力的支持。它就像一座灯塔，为企业在数字化的海洋中指引着方向。通过帮助企业解决文档管理与发票相关的难题，合思档案实现了企业降本增效、合规经营和低碳运营的目标，让企业的资源得到更有效的利用。
随着电子凭证数字化转型的加速，电子凭证全流程无纸化时代已经全面到来。在这个充满机遇和挑战的时代，企业需要积极拥抱变革，借助先进的技术和工具提升自身的竞争力。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。他们的成功经验证明了合思档案的卓越价值和强大实力。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案。合思将以专业的技术、优质的服务和丰富的经验，为您提供全方位的解决方案。现在，您只需拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码即可了解合思档案和更多案例。更值得一提的是，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的性能。让我们携手合思，共同开启电子凭证数字化转型的新篇章，迎接更加美好的未来！
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