自 2022 年底疫情退潮后，企业的差旅业务如同久旱逢甘露，迎来了复苏的生机。2023 年 1 – 7 月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。然而，繁华背后也有隐忧，交易总量依然未达到疫情前 2019 年的峰值水平，而且商务消费价格和成本上升，企业面临着巨大的降本增效压力。
在这样的背景下，北京合思信息技术有限公司的出现，如同为企业在差旅及费控管理的迷雾中点亮了一盏明灯。作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，尤其是其电子记账系统，更是在企业差旅及费控管理中发挥着重要作用。
上市公司差旅管理痛点剖析
在企业差旅管理的道路上，众多企业都遭遇着各种难题，某上市公司便是一个典型的例子。该公司在差旅管理方面的痛点，反映了企业差旅管理难题的普遍性。
首先是员工报销体验差。员工们在进行报销时，要面对漫长的流程。多系统操作让他们疲于切换，不支持移动端更是让他们在外出时无法便捷处理报销事务。个人垫资成为员工出差的一大负担，纸质借款申请繁琐又低效，2 个月的报销时效更是让员工苦不堪言。
财务人员也面临着诸多困境。低价值工作占据了他们大量的时间，手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦，每一项工作都需要耗费大量的精力。该公司此前财务人员手工登记 Excel 表格，不仅费时费力，而且效率极低。原有的 TMC 平台无法满足公司的需求，OA + 自研费控系统仅仅服务于审批，无法解决实际的报销和管理问题。
对于老板来说，无法实时掌握业务数据是一大困扰。他只能依赖人工统计分析，而费用却居高不下。由于缺乏数据基础，管理决策如同在黑暗中摸索，难以做出科学合理的决策。
在这个阶段，该上市公司的差旅管理陷入了困境，急需一个有效的解决方案来打破僵局，而电子记账系统的引入或许能成为解决问题的关键。
合思量身定制解决方案
面对该上市公司的差旅管理难题，合思凭借其专业能力，为其量身定制了一套解决方案，电子记账系统在其中发挥了核心作用。
员工移动端申请，让报销变得轻松便捷。无论员工身处偏远地区，只要有网络，就可以通过移动端进行申请。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，即使是下沉市场，员工也能轻松买到车票、酒店等。这对于长期出差的员工来说，再也不用担心借款、报销问题，出差的体验感大大提升。
财务月底 1 次对账，入账自动化操作。合思的电子记账系统实现了 1 月 1 次对账，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部由系统完成，节省了大量的时间。财务人员再也不用为繁琐的对账和入账工作而烦恼，工作效率得到了极大的提高。
管理洞察&数据监测，差旅分析助力标准化。合思的电子记账系统提供了多种差旅数据分析看板，有助于企业洞察差旅行为。通过对这些数据的分析，企业可以优化差旅标准，节省成本。企业能够清晰地了解每一笔差旅费用的去向，从而做出更加科学合理的决策。
合思费控具备一系列核心功能，如预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等。这些功能相互协作，形成了一个完整的差旅及费控管理体系，为企业的差旅管理提供了全方位的支持。
合思方案成效显著
该上市公司使用合思的解决方案后，取得了显著的成果，电子记账系统的优势得到了充分体现。
员工报销效率提升 300%。员工出差结束后，大多数情况系统都可以自动生成差旅补贴单并送审财务审批。这不仅提高了报销效率，还让员工的体验感大幅提升。员工再也不用为繁琐的报销流程而烦恼，能够更加专注于工作。
财务人力成本降低 50%。系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，财务审批速度加快。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了财务管理的水平。
老板能够通过多种差旅数据分析看板实时掌握业务数据，为管理决策提供了有力的数据基础。老板可以根据这些数据，及时调整企业的差旅政策和管理策略，降低费用支出，提高企业的经济效益。
企业实现了费控管理从“点”到“线”的提升，告别了企业费控“盲盒”模式。合思的解决方案让企业的差旅及费控管理更加透明、高效，企业能够更好地控制成本，提高运营效率。
合思方案价值与展望
合思的解决方案为企业带来了巨大的价值。通过构建适合企业自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营。电子记账系统作为其中的重要组成部分，在提高财务管理效率、降低成本等方面发挥了重要作用。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，合思会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。电子记账系统也将不断升级和完善，为企业提供更加优质的服务。
众多企业已经从合思的解决方案中受益，如上述上市公司以及其他案例中的企业，都取得了显著的数据提升和管理成效。如果你也想解决企业差旅及费控管理难题，实现降本增效，不妨免费试用合思的产品，拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com 了解更多。合思期待与更多的企业携手，共同开启企业差旅及费控管理的新篇章。
