在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的推进以及电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革不仅有助于企业实现低碳运营，更是企业融入 ESG 时代的重要契机。然而，企业在电子凭证数字化转型的道路上并非一帆风顺，面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，犹如一道道数字鸿沟，横亘在企业面前。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在这一趋势下为企业带来了新的希望。该平台能够帮助企业挖出更多净利润，有效解决企业在电子凭证数字化转型中遇到的难题，为企业的发展注入强大动力。
经典零食品牌的财务管理困境
在众多企业中，有一家知名的国民经典零食品牌，它畅销 30 余年，拥有覆盖全国的销售版图。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，这使得整个管理过程变得繁杂且低效。
在商务出行安排方面，该品牌的差旅平台对账方案缺乏灵活性。面对核算精细化管理的高要求，财务人员不得不借助 Excel 进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
同时，事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。这在商务出行安排上表现得尤为明显，企业无法对员工的差旅行为进行有效监控和管理，造成了资源的浪费。
另外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在商务出行安排涉及的费用报销和凭证管理上，这种低效的档案管理方式也给企业带来了很大的困扰。
合思的无需报销解决方案
针对该品牌面临的诸多问题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
在员工消费环节，当员工进行商务出行安排时，差旅申请通过后，可通过合思商城订购相关服务，也可选择 TMC 订购。同时，合思商城会提供对账单，TMC 也会提供相应的对账单，方便员工和财务进行核对。
在财务核算和记账方面，合思搭建了对账结算中心。线上，可实现统一开票、自动拆分结算以及自动记账；线下，统一开票后进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，满足了企业不同的业务需求，提高了财务工作的效率。在商务出行安排的费用处理上，这种高效的结算和记账方式让财务人员能够更加轻松地完成工作。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档；其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案提供了便捷的申请流程，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正做到了“无需报销”。同时，实现了同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了工作效率。在商务出行安排中，员工可以更加便捷地完成相关操作，减少了繁琐的流程。此外，该方案还做到了多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，确保了档案管理的高效性和准确性。
应用成果显著
该品牌应用合思的解决方案后，取得了显著的成果。
在商务出行安排方面，年度节约了 200 万 + 的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务入账效率提升了 60%，让财务人员能够更加专注于核心业务。
合思的解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在商务出行安排的费用核算和凭证管理上，这种闭环管理确保了数据的准确性和合规性。
通过数据采集与校验，合思打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。这为企业的财务管理提供了坚实的数据支持，在商务出行安排的费用审核和报销上，能够更加准确地进行判断。
同时，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。在商务出行安排涉及的档案管理上，这种高效的管理方式让企业能够更加轻松地应对各种需求。
合思解决方案的优势与未来展望
合思的解决方案具有诸多优势，它能有效解决企业在财务管理中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在商务出行安排方面，为企业提供了更加便捷、高效、合规的管理方式。
电子凭证数字化转型是未来的必然趋势，它将推动企业迈向无需报销的 L5 级高级阶段，实现全场景、全链路智能化无需报销。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
对于其他企业而言，是时候行动起来了。电子凭证数字化转型的浪潮已经袭来，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级。如果您的企业也想在商务出行安排和财务管理上实现突破，欢迎拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，了解合思的产品和服务，还能免费试用，开启财务数字化转型之旅。
