在数字化浪潮汹涌澎湃的今天，许多企业在业务经营上已经大步迈向数字化，但财务管理的数字化转型却相对滞后。就像一家知名头部数字阅读品牌，它在业务经营方面的数字化程度颇高，然而在财务管理上却遭遇了诸多困境。该企业的商务出行安排涉及大量费用支出，可财务数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合困难重重。这导致费用管控难以有效落实，预算超标成了家常便饭。
每个财务月，企业都要处理500多张单据，全量的原始凭证与财务凭证都得打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极其低下。而且，全业务数据都需打印成纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。商务出行安排所产生的费用在这样的财务管理模式下，变得混乱且难以有效控制。
客户画像：数字先锋的财务困境
这家知名头部数字阅读品牌，在数字阅读领域堪称先锋，业务经营数字化程度领先。但在财务管理方面，却如同被束缚了手脚。数据分散在内部各个系统，就像一盘散沙，业务流程也像断了线的珠子，难以连贯。这使得费用管控如同空中楼阁，无法落地，预算超标频繁发生。
在商务出行安排方面，由于数据整合难度大，企业无法准确掌握出行费用的支出情况。每个财务月，大量的单据处理工作让财务人员疲惫不堪。全量原始凭证与财务凭证的打印粘贴，不仅耗费大量时间和精力，而且工作价值极低。同时，全业务数据打印纸质副本报销、入账等操作，造成了巨大的纸张浪费。更糟糕的是，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，当业务人员需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种低效的管理方式根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思良方：无需报销的转型之道
合思针对该企业的问题，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。这一方案对于商务出行安排有着重要意义。
首先，方案保证了财务准确性，使企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在商务出行费用方面，能确保每一笔支出都准确无误地记录和核算。同时，提升了财务及时性，结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计能达到T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，为商务出行安排等决策提供更及时的数据支持。
方案通过发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。在商务出行安排中，员工的每一张发票都能得到准确验证，避免了虚假发票等问题。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。员工在进行商务出行借款和核销时，流程更加透明和规范。
该方案还能灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。在商务出行安排中，员工可以更加专注于出行任务，无需为费用报销等问题烦恼。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，让员工的工作体验得到了极大提升。
落地之策：精细规划分步实施
合思为企业构建了精细的系统服务商的选型模型，帮助企业选择合适的方案。在商务出行安排相关的财务管理系统选型中，这个模型起到了关键作用，确保企业能够选择到最适合自身需求的方案。
基于选型模型确定方案后，合思逐步推进“消费 – 入账 – 归档”流程的数字化改造。例如实现发票自动采集、智能制档等。在商务出行安排中，员工的发票可以自动采集，财务人员无需手动处理大量发票，大大提高了工作效率。同时，智能制档功能让商务出行相关的财务档案管理更加便捷和高效。
合思还对企业员工进行相关培训，使其熟悉新的财务流程和系统操作。员工在进行商务出行安排时，能够更加熟练地使用新系统，提高工作效率。并且，合思不断优化系统，根据企业实际情况调整方案细节，确保系统与企业业务的适配性。在商务出行安排不断变化的情况下，系统能够及时适应并提供准确的财务管理支持。
成效显著：降本增效合规先进
在增效方面，企业实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在商务出行安排中，企业能够及时了解出行费用的支付情况，避免了不必要的沟通成本。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。商务出行相关的财务档案整理变得更加高效，节省了大量时间和人力。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。在商务出行安排需要查阅历史费用等档案时，能够快速准确地获取所需信息。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。即使需要查找商务出行相关的实物档案，也能迅速找到，提高了工作效率。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。在商务出行安排中，费用得到了有效控制，避免了不必要的开支。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。这不仅符合环保理念，也为企业节省了成本。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。在商务出行安排中，每一张发票都经过严格验证，确保了费用的合规性。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。员工的借款和核销流程更加规范，避免了违规行为的发生。保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。商务出行相关的财务档案得到了妥善保管，确保了数据的安全性和完整性。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。在商务出行安排中，员工可以更加轻松地完成出行任务，无需为费用问题担忧。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。企业更加注重员工的体验，提高了员工的工作积极性。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。在商务出行安排相关的财务管理中，减少了纸张的使用，为环保事业做出了贡献。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
客户心声：转型变革的高度认可
该企业表示合思的解决方案极大地改善了企业的财务管理状况，解决了长期以来的财务痛点。在商务出行安排方面，企业能够更加高效地管理出行费用，为企业的发展提供了有力支持。
员工对无需垫资、无需报销的便捷流程非常满意，工作效率和体验感大幅提升。在商务出行中，员工可以更加专注于工作，而不用担心费用报销的问题，工作体验得到了显著改善。
管理层认为通过合思的方案，能够更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，有助于科学决策和成本管控。在商务出行安排决策时，管理层能够根据准确的财务数据做出更加合理的决策，降低了企业的成本。
财务人员反馈新方案减轻了大量繁琐的工作，提高了工作准确性和效率，同时也保障了财务数据的安全和合规。在处理商务出行相关的财务工作时，财务人员的工作压力明显减轻，工作质量也得到了提高。
如果您的企业也在为商务出行安排等财务管理问题而烦恼，不妨选择合思。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供全方位、个性化的财务数字化解决方案。众多像该知名头部数字阅读品牌一样的企业已经通过合思的方案取得了显著的成效，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。现在就联系合思，开启企业财务数字化转型之旅，让有限更有效，联系电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com 。您还可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其带来的变革。
