费用发票管理新方案：合思档案助力企业高效运营

在企业的日常运营中，传统档案管理犹如一座无形的大山，给企业带来了诸多困扰。企业高管常常为“纸质档案管理成本花费巨大，而且储存占地！档案数据没有汇总整理，难以分析利用！”而头疼不已。财务人员则被海量的档案数据折磨得疲惫不堪，“档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，工作热情都没了！”这是他们内心的真实写照。业务人员也在抱怨，“出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间！”

传统档案管理不仅有着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；还有高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更存在高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。其中，费用发票管理更是传统档案管理中的难点，大量的费用发票需要人工整理、核对，不仅效率低下，还容易出现错误。

全面方案：破解行业痛点

合思档案针对这些行业痛点，提供了一套全面的解决方案。它就像是一把万能钥匙，能打开企业档案管理的重重枷锁。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，绿色低碳运营。在费用发票管理方面，能有效整合费用发票数据，为企业决策提供有力支持。

对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。费用发票的整理、核对工作变得轻松简单，大大节省了时间和精力。

对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。费用发票的审计工作也变得更加高效、准确。

核心亮点：彰显独特优势

合思档案拥有众多核心功能亮点，如同璀璨的星辰，在档案管理领域闪耀着独特的光芒。

• 多源采集：数据汇聚无死角
  合思档案具备多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。在费用发票管理上，无论是电子发票还是纸质发票，都能轻松采集，确保费用发票数据的完整性。

• 智能制档：高效整合数据链
  智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。费用发票与相关凭证、单据等能自动关联，形成完整的业务链条，方便财务人员进行费用发票管理和分析。

• 双模检测：保障数据安全完整
  合思档案拥有“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。在费用发票管理中，能有效检测费用发票的真实性、完整性，确保企业财务数据的安全。

• 强大管理：灵活配置权限
  档案管理功能强大，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。在费用发票管理中，可根据不同人员的职责，灵活配置费用发票的管理权限，确保数据安全。

显著收益：开启全新局面

用户使用合思档案能获得显著的收益，如同开启了一扇通往高效、便捷档案管理的大门。

• 降本增效：节约成本提升效率
  显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在费用发票管理方面，节省了大量的纸张和人力成本，提高了费用发票的检索效率。

• 全链连接：补足信息化空白
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。费用发票管理与业务、财务系统紧密连接，实现了数据的实时共享和流转。

• 数据活化：挖掘数据价值
  让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对费用发票数据的分析，企业可以了解费用支出情况，为决策提供依据。

• 资源重组：实现效益最大化
  资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。费用发票管理流程更加顺畅，企业的整体运营效率得到提升。

典型场景：凸显实用价值

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用，充分展示了其实用性和可信度。

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在费用发票管理中，数电票的处理更加便捷、高效，确保了费用发票的合规性。

• 实物档案管理：创新便捷利用
  对于实物档案管理，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，可逆且可根据实际档案管理场景搭配；支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度；服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，极简管理，低碳环保。费用发票的实物档案管理也变得更加有序、高效。

• 档案调阅场景：满足精细需求
  在档案调阅场景中，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。费用发票的调阅变得更加方便快捷，提高了工作效率。

• 大数据处理场景：释放数据价值
  在大数据处理场景下，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。费用发票的大数据处理，能为企业提供更深入的费用分析和决策支持。

成功案例：见证实际效果

合思档案已经帮助众多企业解决了档案管理难题，以下是一些典型的成功案例。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。在费用发票管理方面，该企业实现了费用发票的高效采集、整理和管理，大大提高了工作效率。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。该企业在费用发票管理上也取得了显著成效，费用发票的管理更加规范、高效。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。该企业在费用发票管理方面，实现了费用发票的集中管理和高效利用，大大降低了成本。

某中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多、系统独立数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印/查重/验伪耗时费力、实物存档占用空间、档案人员专人管理、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找、档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该集团在费用发票管理上，提高了费用发票的处理效率和管理水平。

合思档案已帮助众多企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在费用发票管理方面，合思档案也展现出了强大的实力和优势。现在就拨打400 – 105 – 6505与我们联系，或者访问www.hosecloud.com了解更多详情，选择合思档案，让您的企业档案管理更轻松、更高效。扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取更多产品资讯和服务。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，为您提供及时、专业的服务。如果您想体验合思档案在费用发票管理方面的卓越功能，现在就可以免费试用！