在数字时代的浪潮中，有一家知名头部数字阅读品牌，凭借卓越的内容和创新的服务，在市场上占据着重要地位。其业务经营的数字化程度颇高，然而，财务管理的数字化进程却稍显滞后。
企业内部的数据如同散落的珍珠，分散在多个系统之中，业务流程因此断裂。费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生，这无疑影响了企业的精细化经营。每月，财务人员要处理 500 多张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需打印粘贴，他们长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效低下。而且，全业务数据都以纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。
迷雾重重：业务背景与痛点剖析
在数字经济蓬勃发展的当下，这家知名数字阅读品牌虽然在业务经营上实现了较高程度的数字化，但财务管理领域却犹如被一层迷雾所笼罩。
数据分散在内部多个系统，使得业务流程如同被割裂的链条，难以形成有效的闭环。费用管控成了空中楼阁，无法真正落地，预算超标情况频繁出现，这对企业的精细化经营带来了巨大挑战。
每月大量的单据处理工作，让财务人员苦不堪言。全量的原始凭证与财务凭证需要一张张打印、粘贴，他们就像被困在机械工作牢笼中的舞者，无法施展才华。这种低价值、机械性的工作严重影响了工作效率，也让财务人员的创造力和积极性受到了极大的压抑。
以纸质副本进行全业务数据的报销、入账、归档等操作，不仅造成了大量的纸张浪费，还增加了企业的运营成本。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务人员需要借阅历史资料时，不得不面对海量的纸质文件，在其中艰难翻找，这显然无法适应企业快速扩张的需求。电子文件管理的滞后，成为了企业发展道路上的绊脚石。
拨云见日：合思解决方案闪亮登场
面对这些困境，合思以专业的姿态挺身而出，为该客户量身定制了一套“消费 – 入账 – 归档”解决方案，如同拨云见日的那束光，照亮了企业财务管理的前行之路。
合思的方案助力企业完成业财平台建设，确保了财务的准确性，让企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在提升财务及时性方面，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计达到 T + 5，大大提高了财务工作的响应速度。
企业在构建精细的系统服务商选型模型后，最终选择与合思合作，这充分体现了合思方案的专业性和适配性。合思方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，让费用业务数字化渗入日常办公，真正做到了以企业管理以人为本。通过先进的电子文件管理手段，实现了财务数据的高效整合与管理。
落地生根：解决方案实施步骤揭秘
合思深知，一个好的解决方案不仅要有创新性，更要能够落地实施。于是，合思开启了一系列切实可行的实施步骤。
首先，合思帮助企业打通各系统之间的数据壁垒，让分散的数据如同百川归海般实现了整合与共享。这为费用管控和预算管理提供了有力支持，使得企业能够更加精准地掌控财务状况。在电子文件管理方面，实现了数据的集中化存储和高效利用。
其次，建立电子档案系统，将原始凭证和财务凭证电子化存储。这就像是为企业的财务档案建造了一座智能化的图书馆，实现了档案的智能管理和快速查询。员工只需轻点鼠标，就能在海量的档案中找到所需信息，大大提高了档案管理效率。
再者，优化报销流程，实现员工因公消费无需垫资、无需报销。这一举措减少了报销环节的繁琐操作，让员工能够将更多的精力投入到工作中，提高了员工的工作体验。同时，引入发票 OCR 识别验真技术，保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，进一步提升了电子文件管理的规范性。
硕果累累：实施成果与效益显著
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了丰硕的成果，为企业带来了多方面的效益。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。档案整理效率大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也得到了显著提升，电子文件管理的优势得到了充分体现。
降本方面，差旅超标情况明显减少，预算超额情况得到有效改善。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。财务档案空间占用也大幅减少，节约了空间成本。
合规方面，发票 OCR 识别验真有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
先进方面，方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，电子文件管理达到了一个新的高度。
口碑相传：客户评价与反馈见证实力
客户对合思的方案给予了高度评价和积极反馈。通过合思方案，企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。合思方案帮助企业降低了差旅成本和档案管理成本，使企业财务管理更加高效、合规，符合企业发展需求。合思的专业服务和定制化解决方案得到了客户的认可，为企业的数字化转型提供了有力支持，电子文件管理的成效得到了客户的充分肯定。
携手合思：开启财务管理数字化转型之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借丰富的经验和专业的团队，能够为企业提供全方位的财务解决方案。其敏捷财务收支管理平台具有多种功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等，能够有效简化报销流程，提高财务管理效率。
合思还提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，能够满足不同企业的需求，为企业提供个性化的服务。众多企业已经选择合思并取得了显著的成果。如果你也想实现财务管理的数字化转型，不妨选择合思，开启高效财务管理之旅，现在就可以免费试用合思的解决方案，体验电子文件管理带来的便捷与高效。
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