在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅有利于优化管理流程，还能降低单位运行成本及资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。此外，《电子会计档案实践案例集》也具有极高的参考价值和借鉴意义，它将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
传统档案管理困境重重
在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多困境。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
再看COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月。更糟糕的是，对于电子会计凭证文件，企业缺乏有效的管理手段，导致工作效率低下。
云南菜品牌连锁经营同样面临着诸多问题。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，存储档案需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源。而且，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。在查找纸质档案资料时，海量资料需要人工逐一查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理。独立档案室主要存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，工作效率极低。
合思档案破局之道
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。以客户为中心，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思档案能够为不同地区的企业提供及时、全面的服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
核心功能模块揭秘
合思档案的功能蓝图独具特色，它涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等功能，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。在智能数据采集方面，合思档案表现卓越。它拥有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够实现开放式接口互联和自主采集。大文件自动切割，数电票自动化解析，确保数据采集的高效准确。
预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为后续的档案管理奠定了坚实基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理严格，档号符合国标要求。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了有力支持。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
档案采集方面，智能数据采集是其一大亮点。开放式接口互联让企业能够自主采集数据，大文件自动切割和数电票自动化解析确保了数据采集的高效性。档案制档实现了智能关联和自动组装，四性检测、业务检测和自定义版式文件保证了档案的质量。档案管理方面，精准权限管控和灵活的档案目录扩展，加上水印管理和符合国标要求的档号，确保了档案的安全性和规范性。档案利用则提供了多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据，让档案利用更加便捷高效。
此外，合思档案电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，能满足企业对不同类型电子凭证的处理需求。
合思档案优势突显
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有足够的资金和实力进行技术研发和服务升级。合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，具有深厚的技术积累和实践经验。
与其他产品相比，合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能为企业提高工作效率和管理水平。而且，合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、全面的服务。
成功案例见证实力
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
优质服务体系保障
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更先进的电子会计档案管理解决方案。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地企业提供及时、面对面的服务，解决企业在使用过程中遇到的问题。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，让更多企业能够享受到合思的优质服务。
秉承以客户为中心的服务理念，合思关注客户需求，为客户提供全方位的财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
展望未来共谱新篇
合思档案帮助众多企业解决了会计档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效用。随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将在推动我国电子凭证全流程无纸化、打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面中发挥更大的作用。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。众多企业选择合思档案，体现了其在市场上的认可度和竞争力，未来合思档案有望在更多行业得到广泛应用。
