在数字化浪潮的推动下，企业财务信息化建设已成为发展的必然趋势。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设的短板亟待补足。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色在传统档案管理中面临诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大的压力，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据困扰，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差招待后，报销纸质票据留存上交流程繁琐，浪费大量时间。
传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、对档案室和档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用；更有高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中建设了OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存难题，数据存储也依赖线下载体。因此，保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化的关键。在此背景下，合思档案应运而生，为企业财务信息化建设提供了有力支持。
综合方案：满足多元需求
合思档案为不同角色和场景提供了全面且针对性强的综合解决方案，助力企业财务信息化建设。
对于CEO/高管而言，合思档案就像一位得力的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供数智化支持。在当前经济环境下，合思档案助力企业打响数字化转型决胜之战，实现降本增效。通过数字化手段，它能节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案后，工作效率大幅提升。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。有了合思档案，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
在外部审计方面，合思档案展现出强大的优势。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业财务信息化建设提供全方位的保障。
核心功能：彰显专业创新
合思档案的核心功能体现了其专业性和创新性，有力推动了企业财务信息化建设。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等进行采集，内部则通过EAI插件、API接口等方式，支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。同时，它还支持手动采集和自主补录，例如可以对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业各种会计资料都能被准确、高效地采集。
智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置。它能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，方便财务人员掌握制档进度。字段映射通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件是合思档案的又一创新之处。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案为企业财务档案的质量提供了有力保障。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，四性检测满足国家档案局发布的相关要求，确保企业财务档案管理合规。
成功案例：见证实际效果
合思档案在不同企业的应用场景中取得了显著成效，充分证明了其在企业财务信息化建设中的价值。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。最终取得了业务+财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效，为企业财务信息化建设带来了质的飞跃。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。达到了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等管理成效，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了企业财务信息化管理水平。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还管理不善等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在政策推动、合规要求以及当前经济环境下帮助企业降本增效的目标驱动下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够帮助企业解决档案管理的内外交困问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便企业与我们联系沟通档案管理解决方案。如需了解更多关于合思档案的信息或咨询相关服务，可拨打联系电话400 – 105 – 6505，我们将有专业人员为您解答。也可访问合思档案官方网站www.hosecloud.com，或通过微信公众号和微信小程序获取最新资讯和服务。期待与您携手共创高效的档案管理未来，现在不妨免费试用合思档案，开启企业财务信息化建设的新征程！
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