电子文件管理助力企业智控差旅，挖掘净利润新潜能

在当前经济环境下，企业正面临着盈利的重重挑战。市场竞争日益激烈，企业集体进入了低速增长阶段，利润也出现了明显下滑。净利润，已然成为企业生存和发展的“生命线”。

绝大多数企业都被三大“净利润黑洞”所困扰，分别是惯性思维、业财脱节和预算失控。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个无形的“蛀虫”，每天都在侵蚀着企业的净利润。企业若想挖掘净利润，一方面要“省”，通过降低成本、提高效率来实现；另一方面要“赚”，积极拓展业务新的增长点，提高业务收益。而控制差旅费用、提高经营效率，无疑是企业实现“省”与“赚”的关键所在。

合思与未来财务人研究院联合发布的《2024中国企业差旅管控分析报告》，为企业展现了先进企业如何通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控来实现降本增效。这份报告也为企业在差旅管控方面提供了宝贵的参考和方向。

差旅市场风云变幻

2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长，到了2024年则整体转向平稳增长。然而，经济复苏的进程低于预期，企业业绩增长放缓。企业在拓展业务的同时，始终难以解决成本管控的难题，成本压力依旧难以有效释放。

从价格方面来看，2024年机票折扣较2023年有所回落，不过仍维持在5折左右。一线城市酒店预订价格波动较大，整体呈上升态势，尤其是暑期价格上涨幅度较为明显，而其他城市价格走势则相对平稳。

从费用变动情况也能看出企业面临的成本压力。2023年每百元营业收入中的费用相比2022年有所增加。合思差旅调研分析显示，中国企业在2024年面临着更大的盈利挑战，超70%的企业实行了组织瘦身、人力成本管控等较大调整，超80%的企业下调了员工福利、差旅费用等方面的预算。在这样的市场形势下，企业对电子文件管理的需求也日益凸显，通过高效的电子文件管理可以更好地记录和分析差旅成本相关数据。

差旅管控痛点凸显

企业在挖掘净利润时，往往首先会采取“硬控”的方式。这种方式虽然在短期内能看到明显的效果，但却是以牺牲员工体验为代价的。员工的积极性受到影响，雇主关系也可能变得紧张，这对企业的健康可持续发展是极为不利的。

随着业务的拓展，下沉市场差旅业务占比逐渐上升。但大部分企业目前的管控维度仅支持到“市”，对于区县乡镇未能实现精细化管理。这就导致企业无法精准控制、科学调整差旅成本，电子文件管理在这方面可以帮助企业更好地梳理和管理不同区域的差旅文件，为精细化管理提供数据支持。

出海业务的增加也给企业带来了新的挑战。企业面临着海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等一系列难题，还需应对货币汇率波动带来的财务压力。电子文件管理可以将海外差旅的相关文件进行统一存储和管理，方便企业随时查阅和分析。

此外，企业员工线下支付的报销项目金额占比高达31%。目前绝大部分企业对于此类线下场景未获得有效管控手段，且对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判定真实性，线下预订发票金额普遍高于线上预订价。电子文件管理可以对线下报销文件进行严格审核和管理，提高报销的真实性和准确性。

从硬控迈向智控

企业应从“硬控”转变为“智控”，通过数智化、精细化管理手段，科学地降低差旅成本，提升运营效率，优化差旅制度和行为。

合思通过整合全球优质的服务商渠道，提供一站式多语言服务解决方案，助力企业在全球范围内有效开展业务。同时，合思推出了差旅节省奖励计划“合力省”，鼓励员工主动参与成本节约，打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系。员工积极参与差旅成本节约，也会产生更多的电子文件需要管理，合思的电子文件管理功能可以很好地满足这一需求。

合思基于BI差旅风控系统，可对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。该系统能够实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。电子文件管理与风控系统相结合，能更好地保障企业差旅活动的合规性。

核心模块铸就优势

• 线上线下全场景覆盖
  合思的解决方案实现了线上+线下的全场景覆盖，包括差旅、采购、补助等方面。机票、酒店大客户协议价托管，还能实现携程、美团会员联合登陆。易商卡线下消费解决方案，让线下消费也能得到有效管理。同时，报销补贴自动化、对账结算自动化、凭证生成自动化等功能，大大提高了工作效率。电子文件管理贯穿于整个线上线下全场景，确保每一笔费用都有清晰的记录和管理。

• 国内外资源整合
  在资源整合方面，合思整合了中航信、Abacus、Amadeus、Sabre、航司、各大OTA资源，实现多平台接入比价。接入全球近200万+酒店，其中高星酒店超5W家，可同屏比价，覆盖73个热门国家。还整合了全球打车平台的聚合用车服务，提供多语言版本，满足海外员工自助下单的需求。电子文件管理可以将国内外不同资源的相关文件进行分类管理，方便企业进行对比和分析。

• 管控体验兼顾并重
  合思的解决方案做到了管控与体验兼顾。智能差标包括区县级差标管控和淡旺季差标管控，还有优惠券和合力省活动，买贵赔服务也让员工更加放心。订单实时占预算，多账户管理，差旅分析报告和风控类BI看板，为企业提供了全面的管控和分析手段。电子文件管理可以为管控和体验提供数据支持，让企业更好地了解员工的差旅需求和消费情况。

• AI规划引领未来
  合思还前瞻探索了AI技术，推出了AI行程助手、AI自动下单助手、AI风控、AI报告助手等功能。这些AI功能可以为企业提供更加智能、高效的差旅规划和管理。电子文件管理与AI技术相结合，能更好地实现差旅数据的智能化分析和利用。

竞争优势脱颖而出

合思与国内外知名在线旅游代理建立了深度合作关系，建立了覆盖全国2000+县市区的170万+酒店资源，能够满足不同客户群体的个性化需求。电子文件管理可以对这些合作资源的相关文件进行有效管理，为企业选择合适的合作方提供参考。

合思商城通过全球四大GDS供应商和航司直连产品为企业客户提供国际机票的低价，并支持舱位、提前预订等多维度管控。同时，合思提供“线上+线下”多渠道预订服务，并配备7*24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。电子文件管理可以保障预订信息的准确记录和存储，方便企业进行后续的查询和管理。

合思易商卡100%覆盖线上+线下的因公消费全场景，也覆盖了国内与国际的支付需求，消灭了企业员工因公消费管理“盲区”。电子文件管理可以对易商卡的消费记录进行详细管理，确保每一笔消费都有迹可循。

成功案例见证实力

2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。这充分证明了合思解决方案在降低差旅成本方面的显著效果，同时也体现了电子文件管理在记录和分析成本节约数据方面的重要作用。

某企业自2024年3月开通合力省项目，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，员工节省的越多，获得的红包金额越大，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成了双赢的局面。电子文件管理可以记录员工的节省情况和红包发放情况，为企业的奖励机制提供数据支持。

2023年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但酒店预订消费金额仍同比下降6%。电子文件管理可以帮助企业更好地分析不同区域的差旅成本变化情况，为企业的决策提供依据。

某企业应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在违规情况，损失金额超过60000元，该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。电子文件管理可以对违规情况的相关文件进行存储和管理，为企业的制度完善和监控提供有力支持。

服务体系保驾护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。这些研发中心不断投入资源进行技术创新和产品优化，为企业的电子文件管理和差旅管控解决方案提供了坚实的技术保障。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思商城提供“线上+线下”多渠道预订服务，并配备7*24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。电子文件管理的服务也能通过这样完善的服务体系得到有效保障，让企业在使用过程中遇到问题能够及时得到解决。

合思为企业提供一站式多语言服务解决方案，助力企业在全球范围内有效开展业务。无论是国内企业的出海业务，还是跨国企业的差旅管理，合思都能通过电子文件管理和一站式服务满足企业的需求。

控制差旅费用、提高经营效率是企业省与赚的关键。企业需要通过精细化的差旅管理，节省成本、赢得先机，提升员工的差旅体验和组织运营效率。合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面可实现全场景覆盖，在“管”的方面可实现全流程管控、全产业链优化和全员参与。

合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业用得丝滑、管得无形，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。在这场关于智慧、战略与创新的航程中，合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。

如果您想体验合思全流程数智化差旅管理解决方案以及先进的电子文件管理功能，不妨现在就免费试用，开启企业差旅管控的新篇章。