在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的推进和电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革不仅是贯彻落实党中央关于数字中国建设决策部署的重要举措，更有利于优化企业业务流程，降低运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。
然而，全面数字化应用并非一帆风顺，企业在转型过程中面临着多重数字鸿沟，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在这个关键时刻，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成为企业应对转型挑战的得力助手。截至目前，已有7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思在保障报销信息安全方面也有着卓越的表现，为企业的财务数字化转型保驾护航。
数字阅读巨头的报销困局
在数字化转型的浪潮中，某知名头部数字阅读品牌也曾面临着诸多报销信息安全方面的挑战。
首先，该品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，严重影响了企业的财务健康。同时，报销信息在多个系统间流转，增加了信息泄露的风险，报销信息安全受到极大威胁。
其次，每个财务月均处理单据量高达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。而且在打印、粘贴过程中，报销信息可能会被泄露，进一步影响报销信息安全。
再者，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，不仅效率低下，还容易导致报销信息在查找过程中出现混乱或丢失，无法适应企业快速扩张的需求，报销信息安全难以保障。
合思打造报销安全新方案
面对该品牌的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了“消费 – 入账 – 归档”解决方案，有效保障了报销信息安全。
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，通过审计，符合上市要求。在这个过程中，所有报销信息都在安全的系统中流转，避免了信息在多个系统间传递时可能出现的泄露风险，极大地保障了报销信息安全。
同时，该方案提升了财务及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计 T + 5。快速的结账流程减少了报销信息在系统中的停留时间，降低了信息被非法获取的可能性，进一步保障了报销信息安全。
此外，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在数字化的报销流程中，报销信息通过加密技术进行传输和存储，有效防止了信息泄露，保障了报销信息安全。而且，合思紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。减少纸质档案的使用，避免了因纸质档案管理不善而导致的报销信息泄露问题，保障了报销信息安全。
报销安全升级成果显著
该品牌应用合思解决方案后，在报销信息安全方面取得了显著成果。
在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。报销信息在系统中实时更新，财务人员可以随时查看，避免了信息传递不及时导致的错误和延误，保障了报销信息安全。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。数字化的档案管理方式使得报销信息可以快速准确地存储和检索，减少了信息在整理过程中被误操作或泄露的风险，保障了报销信息安全。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在数字档案室中，报销信息被安全地存储和管理，只有授权人员才能访问，保障了报销信息安全。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过对报销信息的精准分析和管控，避免了不必要的费用支出，保障了企业的财务安全。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。数字化的报销流程减少了人工干预，降低了因人为因素导致的报销信息泄露风险，保障了报销信息安全。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。纸质档案的减少降低了档案管理的难度和风险，保障了报销信息安全。
在合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规。通过对发票信息的准确识别和验证，避免了虚假发票的报销，保障了报销信息的真实性和合法性。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。透明的审批流程使得报销信息的流向清晰可查，防止了信息被篡改或滥用，保障了报销信息安全。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。合规的档案管理方式确保了报销信息的安全存储和使用，保障了报销信息安全。
在先进方面，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。数字化的报销流程不仅提高了效率，还保障了报销信息安全。员工可以通过手机或电脑随时随地提交报销申请，企业可以实时审核和处理，整个过程在安全的系统中进行，保障了报销信息安全。
合思引领报销安全未来
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。在这个过程中，合思始终将报销信息安全放在首位，通过先进的技术和严格的管理措施，保障企业报销信息的安全。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级有利于适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。合思具有强大的功能和优势，如自动记账、总额受控、AI 辅助决策等，还提供定制化服务、持续更新升级、免费试用等，能为企业提供全方位的服务保障。在保障报销信息安全方面，合思不断投入研发，提升系统的安全性和稳定性，为企业提供可靠的报销信息安全解决方案。
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