在数字化浪潮席卷的当下，企业的管理模式正经历着深刻的变革。特别是在档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票的验签、解析以及以XML格式存档的要求，还有XBRL文件写入财务入账信息的规定，都让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合的时代背景下，企业在档案管理方面的痛点日益凸显。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的问题，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程也十分繁琐，耗费大量时间。
此外，企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储采用线下载体，无法实现企业的全面数字化。
面对企业在档案管理方面的诸多痛点，合思档案推出了全面且针对性强的解决方案。
一站式档案管理 全方位解决痛点
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。同时，它还能提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响企业数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案能够实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。通过一键查询借阅、权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料。
核心功能赋能 提升管理效能
合思档案拥有一系列强大的核心功能，在提升档案管理效率、保障合规等方面表现出色。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式实现档案采集，内部则通过EAI插件、API接口等方式进行采集。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，还支持手动采集和自主补录。例如，它可以对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。
智能制档功能同样强大。利用规则引擎，它可以实现电子凭证数据的自动匹配组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查阅更加便捷，并且采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
在档案管理方面，合思档案具备权限管理功能，可精准管控用户操作、数据隔离、功能和审批权限。它还支持自定义档案目录分类和系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，保证了系统的可扩展性。
档案应用功能也十分强大。它支持多维检索，能够满足多场景的查询需求，实现一站式预览和穿透联查。还能进行外部系统调阅、可视化盘点档案数据、提供档案借阅服务，以及实现档案移交、鉴定、销毁全流程的线上化管控和线下实物管理。
实战案例验证 彰显方案价值
通过实际应用场景和案例，我们可以更直观地看到合思档案在不同企业中的应用效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案打破了数据孤岛，业务检测方案保证了业务证据链完整，跨系统调阅方案实现了数据共享，全生命周期管理有效减低了财务管控风险。预估节省总体成本30万+/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临着业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已经获得了众多企业的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。客户对其效果给予了高度评价，如海亮教育实现了服务单位和作业人员的增长，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团无纸化，管理效率大大提升。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的支持。
如果您的企业也在为差旅发票管理等档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案，开启高效档案管理之旅。现在您可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效。
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