在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，即12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代变革的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的数字档案管理策略。
好想你：传统档案管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司，一家在行业内颇具影响力的企业，自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，随着企业的不断发展壮大，在财务管理方面，传统的档案管理模式逐渐暴露出诸多痛点，成为企业进一步发展的掣肘。
首先是归档难题。在财务归档工作中，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程繁琐且极易出错，档案遗失的情况也难以避免。每一张单据都需要人工仔细核对，稍有疏忽就可能导致档案信息的不完整，给后续的财务工作带来极大的困扰。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的双重约束，查找起来极为不便。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的纸质档案中逐一查找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的需求。这不仅影响了工作效率，还可能在关键时刻因无法及时获取档案信息而导致决策延误。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，同时还需要配备专门的人力进行整理、保管和维护，对空间和人力的要求巨大，使得企业的档案管理成本居高不下。此外，纸质档案的存储还面临着受潮、虫蛀等风险，进一步增加了管理成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业财务管理的合规要求。在数字化时代，数据的安全性和合规性至关重要，一旦出现数据泄露或合规问题，将给企业带来巨大的损失。
合思方案：精准破解管理难题
面对好想你所面临的诸多档案管理难题，合思凭借其专业的数字档案管理策略，为企业量身定制了一套行之有效的解决方案。
打破壁垒数据同源。合思档案管理平台打破了传统档案管理中数据分散、信息不流通的壁垒，实现了数据的同源性。财务人员可以通过平台一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再在不同的系统或纸质档案中反复查找，大大提升了工作效率。在这个数字化的平台上，所有的财务数据都实现了互联互通，为财务人员提供了便捷的利用方式，让他们能够更加高效地完成工作。
自动组装审计便捷。合思档案管理平台具备自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整合和关联。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过平台快速获取所需的档案信息，无需再花费大量的时间在纸质档案中查找和核对，使得审计工作更加高效、准确。
实物高效管理。为了解决纸质档案实物管理的难题，合思引入了虚拟档案库房和二维码技术。通过虚拟档案库房，企业可以对纸质档案进行数字化管理，实现电子与实物的精准匹配。查阅者只需在平台上查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，大大提高了档案的查阅效率。同时，二维码技术的应用也使得档案的管理更加便捷和精准，每一份档案都有唯一的二维码标识，方便管理人员进行快速识别和管理。
合作成果：显著提升企业效益
合思的数字档案管理策略为好想你带来了显著的实际成果。在人工耗时方面，通过合思档案管理平台的应用，企业减少了90%的人工耗时。原本繁琐的档案归档和查找工作变得轻松高效，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。
在总部接收管理方面，减少了80%的管理耗时。合思档案管理平台实现了档案数据的实时共享和传递，总部可以快速获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递，大大提高了管理效率。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过平台在线申请借阅档案，管理人员可以快速审批并提供电子档案，无需再进行繁琐的纸质档案借阅登记和归还手续，使得借阅管理更加便捷高效。
从成本角度来看，预计企业每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了纸质档案管理所需的空间、人力和物力成本，还包括了因档案管理不善而可能带来的潜在损失。通过数字化档案管理，企业实现了降本增效的目标，提升了自身的竞争力。
合思档案：引领电子凭证数字化转型
合思档案的优势和价值不言而喻。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业真正实现了数字化转型。通过优化管理流程，降低了企业的运行成本及资源消耗，实现了数字化和绿色化的协同转型。
在当前的经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和不断提高的合规要求。合思档案凭借其先进的数字档案管理策略，为企业提供了一个可靠的解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
展望未来，电子凭证数字化转型的趋势不可阻挡。合思将继续发挥其在财务数智化领域的领先优势，不断创新和完善数字档案管理策略，为更多企业提供优质的产品和服务。
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