在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务数字化的需求愈发迫切。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使如此优秀的企业，也面临着财务数字化的难题。而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力动力源解决难题，实现降本增效，其中自动化档案处理更是发挥了重要作用。
动力源：业务背景下的痛点迷雾
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司以及全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。然而，自建的多个系统却带来了一系列问题。整体流程复杂得如同迷宫，系统之间的壁垒高筑，与预期的数字化效果差距较大。
员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间来回切换，操作体验极差。报销数据还得靠财务手工录入，发票的验真、查重也都依靠手工进行，这使得大量的时间都耗费在了基础工作上。而且，系统之间相互割裂，数据分散在各个角落，信息严重滞后。同一个报销信息在多个系统里分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表也依赖手工统计，管理者根本无法实时掌握数据信息。自动化档案处理在这样的混乱局面中难以有效开展。
合思方案：穿透痛点的智慧之光
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系统集成：数据桥梁的搭建
合思首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时把动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这就如同搭建了一座数据桥梁，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为自动化档案处理提供了准确的数据基础。 -
无需报销：流程革新的创举
合思推出的无需报销模式，是一次流程革新。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的管控，从源头上保证了消费的合规性。财务统一对账后，能自动拆分子对账单并发起审批，还能自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键完成归档，极大地提高了自动化档案处理的效率。 -
系统连接：打破壁垒的利器
合思凭借强大的系统连接能力，运用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，以标准化方式对接第三方系统。这就打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人处，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率，为自动化档案处理提供了流畅的数据流通环境。
方案实施：步步为营的变革之旅
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系统集成奠基
合思团队先进行系统集成工作，将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行数据同步。这一步是整个方案实施的基础，就像建造高楼大厦打下坚实的地基一样，为后续的业务处理和自动化档案处理奠定了良好的基础。 -
推行无需报销模式
在系统集成完成后，合思引导员工使用合思商城进行因公消费，逐步推行无需报销模式。让员工逐渐适应这种新的报销流程和模式，从传统的繁琐报销方式过渡到便捷高效的新模式，为自动化档案处理的全面实施做好人员适应准备。 -
持续优化系统连接
合思并没有止步于前期的工作，而是持续优化系统连接。确保各系统间的数据能够流畅互通，不断提升业务处理和数据统计的效率。通过不断的调整和优化，让自动化档案处理在稳定的系统环境中高效运行。
成果效益：数字化变革的显著成效
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操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从以往的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，同时也提高了员工对公司财务流程的满意度，自动化档案处理也更加高效准确。 -
成本节约突显
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。以往大量耗费在基础工作上的人力得到释放，企业可以将这些资源投入到更有价值的业务中。自动化档案处理减少了人工干预，降低了出错率，进一步提高了成本效益。 -
员工体验提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，还能同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，员工的使用体验得到了极大提升。这也促进了员工更加积极地配合财务工作，有利于自动化档案处理的顺利开展。 -
财务管控升级
财务审批有了充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、战略规划等，而自动化档案处理则保障了财务数据的有序管理。
动力源反馈：合作共赢的美好展望
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思的高度认可和信任。
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