在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面新的财务档案管理难题。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。
与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多困扰。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本和占地问题而烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用；财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据留存上交流程繁琐，效率低下。
不仅如此，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
面对这些痛点，合思智能档案管理系统应运而生，为企业提供了全面、高效的解决方案。
定制化方案破解管理难题
合思智能档案管理系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。
对于CEO和高管来说，合思智能档案管理系统可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员和财务人员而言，该系统能提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思智能档案管理系统可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
多元功能模块打造全面管理体系
合思智能档案管理系统拥有丰富的功能模块，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案和数电票解决方案等。
该系统具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层包括辅助审计、证据方案库等。
合思智能档案管理系统支持多源采集，通过接口互联自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。
此外，该系统还可实现智能制档，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。
核心亮点铸就卓越竞争力
合思智能档案管理系统具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。该系统打破物理空间限制，用户可在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。
实现应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性；四性检测满足国家档案局发布的相关要求。
拥有大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
提供档案扩展解决方案，自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还可进行财务档案全生命周期管理。
显著价值推动企业发展
合思智能档案管理系统为企业带来了显著的价值。
显著的降本增效，能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。
资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
典型场景满足多样需求
合思智能档案管理系统适用于多种典型场景。
财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式使用档案，还可进行档案借阅、鉴定、销毁等操作。
业务人员可进行授权检索、授权借阅。
审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能。
管理人员可查看统计报表、图表展示等，实现档案数据资产化。
成功案例见证卓越成效
众多企业已经通过合思智能档案管理系统实现了档案管理的升级。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思智能档案管理系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s、关联匹配15min等。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等。合思智能档案管理系统的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思智能档案管理系统的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年。
某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思智能档案管理系统的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
市场定位彰显独特优势
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思智能档案管理系统拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。
合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
合思智能档案管理系统提供广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入；是符合国家政策要求的档案系统，进行电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。
合思智能档案管理系统助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思智能档案管理系统将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，帮助企业更好地应对未来的挑战。
如果您的企业也想体验数字化财务档案管理的便捷与高效，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、小程序二维码联系我们，还可以免费试用合思智能档案管理系统，开启企业档案管理的新篇章。
