在数字化浪潮席卷全球的今天，企业面临着前所未有的挑战与机遇。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“会计电子档案软件”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各层面人员都面临着诸多痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金用于纸质凭证输出耗材，还需要大面积的存储空间来存放档案室和档案柜。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对企业的决策和发展造成了阻碍。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配核对确认，工作繁琐且低效。业务人员在出差、招待后的报销环节，面对繁琐的纸质票据流程，苦不堪言。传统的纸质档案管理不仅存在高显性成本，还隐藏着高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据无法有效利用。同时，还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。
多元角色专属 合思档案全面赋能
合思档案作为一款专业的会计电子档案软件，为不同角色提供了针对性的解决方案，构建了全面且完善的整体解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化决策，从而降本增效，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，能够显著提高工作效率，告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单，同时提高了档案的利用效率。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收，使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了一站式的财务档案管理服务。
核心功能卓越 彰显专业创新实力
合思档案的会计电子档案软件具备众多核心功能和优势，充分展现了其在电子会计档案管理方面的专业性和创新性。
多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持手动采集和自主补录。例如，它可以对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能更是一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能实现可视化。通过字段映射，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
档案管理功能实现了权限管理的精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
真实案例见证 合思档案成效显著
众多企业的实际应用案例充分证明了合思档案这款会计电子档案软件的卓越成效。
以年单据量2.6亿的企业为例，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。
对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
在多系统数据互联的企业中，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后，会计档案散落各系统、数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案翻阅效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案通过精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
对于中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，包括采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、易出错，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理方案完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的会计电子档案软件，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想开启电子会计档案管理的全新篇章，不妨免费试用合思档案，体验其卓越的功能和显著的成效。
