会计电子档案软件：开启企业档案管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的会计档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业的财务档案管理带来了新的课题，加强信息化建设已成为当务之急。

在纸电混合的时代，高达90%的企业在会计档案管理中遭遇了重重困境。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下而苦恼，不仅耗材和存储占地的显性成本巨大，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这就如同捧着一座数据的“金矿”，却无法挖掘出其中的价值。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，繁琐的整理工作需要手动逐一匹配、核对确认，不仅耗费大量时间，还容易让人产生倦怠，工作热情逐渐消磨殆尽。业务人员在出差、招待报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐复杂，浪费了大量的时间和精力。

传统的会计档案管理模式还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材费用以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性劳动、查询调阅条件的粗糙以及数据的无效利用；高合规风险包括电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力因素可能导致的纸质档案损坏。

在这样的背景下，合思档案这款会计电子档案软件应运而生，它如同一场及时雨，为企业解决会计档案管理难题提供了行之有效的方案。

合思档案：一站式整体解决方案

合思档案为企业提供了一套全面的会计档案管理解决方案，它包含领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，犹如一个功能强大的“档案管理工具箱”，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保企业的各类档案应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手。它能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的潜在价值，助力企业决策实现数智化。同时，通过数字化手段，还能节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，让企业在可持续发展的道路上迈出坚实的步伐。

归档员/财务人员使用合思档案，就如同拥有了一把高效的“工作钥匙”。它可以提高工作效率，让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，使数据在全流程中透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

外部审计借助合思档案，能够实现审计工作的便捷化和高效化。审计人员无需进入档案室，即可实现档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员进行重复沟通来补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。

核心功能：彰显会计电子档案软件优势

• 多源采集：数据采集的智慧之选
  合思档案的多源采集功能是其一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的数据采集方式，确保了企业各类会计资料能够全面、准确地被采集到系统中。

• 智能制档：高效精准的档案制作
  在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。此外，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档功能让档案制作变得高效、精准，大大提高了档案管理的质量。

• 双模式检测：保障数据真实完整
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。双模式检测方案为企业的会计档案数据安全提供了坚实的保障。

• 档案管理：灵活定制的管理模式
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。这种灵活定制的管理模式，能够满足企业不同的档案管理需求。

应用案例：见证会计电子档案软件成效

• 年单据量2.6亿企业：实现业财一体与降本增效
  某年年单据量高达2.6亿的企业，此前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，实现了业务、财务数据的应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。通过使用合思档案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员工作效率提高，装订简化节约了显性成本。

• 集团型重型装备制造商：标准化与合规化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案为其提供了单套制管理方案，包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。通过使用合思档案，该企业实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：打破数据孤岛与全生命周期管理
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案为其提供了数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。通过使用合思档案，该企业实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存、标准和管理；业务证据链完整，搭建会计资料勾稽关系，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年（每年递增）减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• K12民办教育集团：简化流程与提高效率
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，需专人管理，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，操作重复、耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案为其提供了数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。通过使用合思档案，该集团以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案这款会计电子档案软件，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，提升自身的会计档案管理水平。

合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州、深圳等城市，方便企业与合思取得联系。企业可拨打合思的联系电话400 – 105 – 6505，获取专业的咨询和服务。访问合思的网站www.hosecloud.com，可了解更多关于合思档案的详细信息，还能通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，关注合思，获取最新动态和资讯。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨现在就点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章！