在企业的日常运营中，财务凭证归档是一项至关重要却又颇具挑战的工作。接下来，我们将通过几个不同行业的典型企业案例，深入了解他们在财务凭证归档及相关财务管理方面遇到的难题，以及合思为其提供的有效解决方案。
知名企业财务困境凸显
某知名国民经典零食品牌，畅销市场30余年，年单据量高达2.6亿。它拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，其管理流程跨多个系统，不仅繁杂而且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求极高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费，财务凭证归档工作更是困难重重。
某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，期望解决传统财务管理中的问题。该集团主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作，不仅容易出错，而且效率低下。内部多系统并行，数据无法互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题，实现精细化经营。过度依赖自研系统，仅将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等“硬伤”，严重影响了财务凭证归档的效率和准确性。
某知名头部数字阅读品牌每个财务月均处理单据量500 + 张，在财务管理上存在诸多难题。其数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求，财务凭证归档工作也因此受到极大影响。
世界500强旗下教育服务品牌企业业务、财务系统众多且相互独立，面临着档案管理等方面的挑战。数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需要专人管理，成本高昂，但档案损坏的情况时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，财务凭证归档工作也变得异常艰难。
合思方案精准破局
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零食品牌一站式革新
针对国民经典零食品牌，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，涵盖差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等流程，同时有合思商城对账单和TMC对账单。财务核算记账方面，通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算和手工记账。档案管理上，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节进行L3级无需报销录入发票等档案，为财务凭证归档提供了系统而全面的解决方案。 -
通信集团高效新体验
对于大型移动通信集团，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，有效解决了该集团在报销流程、财务核算和决策依据等方面的问题，为财务凭证归档创造了良好的条件。 -
阅读品牌业财新保障
知名头部数字阅读品牌采用合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。该方案保障了财务的准确性和及时性，审计通过，符合上市要求，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5，提升了财务工作的整体效率，也为财务凭证归档工作提供了有力支持。 -
教育品牌档案新管理
世界500强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。通过接口传输，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传，实现自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节。会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种类型档案，拥有强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，有效解决了该企业在档案管理方面的难题，提升了财务凭证归档的效率和质量。
实施步骤有序推进
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零食品牌便捷消费与管理
国民经典零食品牌在合思商城进行差旅消费，员工可以便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。合思档案进行多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，使得财务凭证归档工作更加高效、规范。 -
通信集团财务智能化升级
大型移动通信集团员工因公消费通过合思平台无需垫资、无需报销，财务人员减少了发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎工作，实现了财务核算智能化。这不仅提高了财务工作效率，也为财务凭证归档提供了准确、及时的数据支持。 -
阅读品牌全面数字化转型
知名头部数字阅读品牌借助合思平台实现消费、报销、入账、归档的全面数字化转型。提升了财务工作的准确性和及时性，减少了人工操作带来的错误和延误，使财务凭证归档工作更加顺畅。 -
教育品牌数据自动采集与处理
世界500强旗下教育服务品牌通过合思系统广泛连接异构系统，实现档案数据的自动采集和处理。经过智能组单、四性检测等步骤完成自动归档，提高了档案管理的效率和质量，确保财务凭证归档的准确性和完整性。
显著成果效益彰显
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零食品牌成本节约与效率提升
国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升，财务凭证归档工作也更加高效、准确。 -
通信集团降本增效与决策支持
大型移动通信集团“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。 -
阅读品牌增效降本与合规保障
知名头部数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，财务凭证归档工作更加高效、环保、合规。 -
教育品牌数字化转型与管理提升
世界500强旗下教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，财务凭证归档工作也实现了质的飞跃。
客户高度评价认可
国民经典零食品牌应用合思解决方案后，打通多系统实现了会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。该企业认为其财务痛点得到有效解决，解决方案可供其他门店企业参考。
大型移动通信集团与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。
知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。
世界500强旗下教育服务品牌企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，预计到2024年自动化率将超97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
合思邀您开启新篇
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。它还拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。并且有易于上手的学习曲线，简洁明了的操作界面设计使得新用户也能迅速掌握基本用法。此外，合思拥有专业的客户成功团队，提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。如果您的企业也面临着财务凭证归档及财务管理方面的难题，不妨来免费试用合思，开启高效财务管理新征程。
