合思档案:开启企业电子票据管理新时代

合思档案:开启企业电子票据管理新时代
在当今竞争激烈的商业环境中,企业面临着诸多挑战,其中档案管理问题尤为突出。对于企业高管而言,纸质档案管理成本高昂,不仅需要大量的存储空间,而且档案数据缺乏汇总整理,难以进行有效的分析和利用。财务人员则需处理海量的档案数据,整理过程繁琐耗时,手动匹配和核对工作枯燥乏味,极大地降低了工作热情。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐,纸质票据的留存和上交耗费了大量时间。此外,企业还面临着高显性成本,如纸质凭证输出的耗材成本高,以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求。

面对这些痛点,合思档案作为一款专业的电子票据管理平台应运而生,为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。

合思档案整体解决方案:一站式满足多元需求

合思档案作为先进的电子票据管理平台,提供领先的单套制解决方案(标准方案)与六大场景解决方案,全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

该电子票据管理平台广泛连接业财系统,能够实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配,确保应收尽收。其单套制解决方案更是独具优势,实现了便捷调阅无需打印,混序归集无需组装,仅通过线上一套电子数据进行管理,就能保证财务档案证据链的完整。

六大场景解决方案涵盖大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案以及实物备查解决方案。无论是复杂的大数据分析,还是特定场景下的档案管理需求,合思档案电子票据管理平台都能轻松应对。

核心功能亮点:彰显专业优势

  • 多源采集:高效集成数据
    合思档案电子票据管理平台的多源采集功能,基于跨系统数据集成要求,提供自动生成式Open API实现快速集成,同时预制系统连接器,可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。该平台还支持自定义数据采集方案,能够满足不同场景的采数需求,确保企业数据的全面、准确采集。

  • 智能制档:精准匹配组装
    通过合思档案电子票据管理平台的智能制档功能,会计档案关联规则实现可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装,将零散的数据整合为完整的业务链组合数据,大幅减少了人工匹配工作量,提高了工作效率。

  • 专用格式版式文件:降低存储成本
    合思档案电子票据管理平台具备专用格式版式文件功能,可自主采集结构化字段信息,摆脱传统文件存储形式,实现数据与可读文件的实时转化。这不仅降低了企业档案存储成本,还支持自定义企业专用、个性化版式文件,满足企业的多样化需求。

  • 双模式检测:保障数据安全
    合思档案电子票据管理平台采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,有效保障归档数据的真实、完整、安全、可用。

用户收益:全方位提升企业价值

  • 成本节约与效率提升
    合思档案电子票据管理平台为企业解决了内外交困的档案管理问题,实现了显著的成本节约和效率提升。它能够节约70%的纸张成本,75%的整理成本,同时将检索效率提升90%,并确保100%的管理合规性。

  • 信息化建设补足与全链路拉通
    该电子票据管理平台补足了企业信息化建设的空白,拉通了业财税档全链路,成为闭环全量业财系统的“连接器”。通过前后端数据同源,流程全息贯通,有效提升了管理能效,实现了企业效益的最大化。

  • 数据价值挖掘与决策支持
    合思档案电子票据管理平台真正实现了档案数据的有效利用,让数据“活起来”。从数据到决策,为企业提供了有力的支持,助力企业实现数据驱动的决策。

不同场景应用:贴合实际需求

  • 企业高管决策场景
    在企业高管决策场景中,合思档案电子票据管理平台能够沉淀数据资产,保障合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化。

  • 归档员/财务工作场景
    对于归档员和财务人员来说,合思档案电子票据管理平台提高了工作效率,让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源,全流程透明流转,便于监控和分析,使档案管理工作变得轻松简单,同时提高了档案利用效率。

  • 外部审计场景
    在外部审计场景中,合思档案电子票据管理平台实现了审计不进档案室,档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅,权限一键下放/回收,财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料,大大提高了审计工作的效率。

  • 实物档案管理场景
    在实物档案管理场景中,合思档案电子票据管理平台智能区分纸电标识,实现线上、线下高度关联。它可以对实物档案进行全流程管理定位,如打标、到单、装盒、上架等,支持集团共享和批量作业,实现极简管理,同时践行低碳环保理念。

客户成功案例见证实力

众多企业已经从合思档案电子票据管理平台中受益。海亮教育在使用该平台后,所服务的单位由15家增长到298家,作业人员从16人增长到25人,共享单位数量增加18.9倍,而作业人员仅增加9人,凭证自动化率达到91.6%。徐福记在合思档案上线后实现全集团无纸化,在线匹配组装,异地线上调阅,管理效率大大提升。中交水规院通过合思档案单套制有效支撑了无纸化政策的落地,切实减少了打印存储的成本,系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少,审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

如果您的企业也面临着档案管理的难题,不妨选择合思档案电子票据管理平台。现在拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、添加微信公众号或小程序等方式联系合思,即可获取档案管理解决方案,还能免费试用,开启企业档案管理的新篇章。

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captaincaptain
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