数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。政策明确提出，2025年要完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设在这一背景下亟待加强。

在收票环节，政策逐步认可电子发票和电子凭证的法律效力，积极推动电子会计凭证报销入账归档的无纸化进程。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。在纸电混合的时代，企业不同角色都面临着传统纸质档案管理带来的诸多困扰。

企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间的难题，手动匹配核对工作枯燥繁复。业务人员出差招待后，报销纸质票据的流程繁琐，令人头疼。

传统纸质档案管理存在着诸多成本问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时需要大量的档案室和档案柜来存储档案，占用了大量空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，这对企业财务档案管理的合规性和全面数字化的实现产生了影响。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

合思档案：多角色全面解决方案赋能

合思档案为企业不同角色提供了全面且极具针对性的解决方案，助力企业在财务档案管理上实现质的飞跃。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策的数智化提供有力支持。同时，借助数字化手段，节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，提升财务服务效率。

归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值的工作。它能让档案数据同源，实现全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作轻松完成，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限可以一键下放或回收，这样财务人员就无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。电子档案导入在这个过程中能够实现高效、准确，确保各类档案数据顺利进入系统进行管理。

合思档案：核心功能优势尽显

合思档案具备一系列强大的核心功能和显著优势，为企业财务档案管理提供了坚实的保障。

• 多源采集功能：灵活高效的数据获取
  基于跨系统数据集成的要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器。它能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。电子档案导入在多源采集功能的支持下，无论是系统集成的数据还是零散手动补录的数据，都能顺利进入合思档案系统。

• 智能制档功能：高效精准的档案关联
  会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。电子档案导入后，能够迅速在智能制档功能下完成关联和整理，提高档案管理的效率。

• 专用格式版式文件优势：创新存储降低成本
  合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，如档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强、更“灵活”。电子档案导入后，能够以更优化的格式进行存储和管理。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案优势：严格保障数据质量
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。电子档案导入后，会经过严格的检测，确保档案数据的质量和合规性。

合思档案：多场景应用成效显著

合思档案在不同类型的企业中都有着出色的应用表现，帮助企业解决了诸多档案管理难题，取得了显著的成效。

• 海量单据企业：实现高效管理与降本增效
  有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载仅需30s、关联匹配只需15min等。电子档案导入在这个过程中发挥了重要作用，使得海量的单据数据能够快速、准确地进入系统进行管理。

• 集团型企业：标准化落地与环保低碳
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。电子档案导入帮助企业将分散的档案数据整合到系统中，实现了高效的管理。

• 多系统互联企业：数据集成与全生命周期管理
  多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子档案导入使得不同系统的数据能够顺利整合，为企业的档案管理带来了质的提升。

• 民办教育集团：智能化管理与高效利用
  中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子档案导入帮助教育集团解决了数据隔离和纸质票据处理的难题，实现了档案管理的智能化。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已经帮助众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等解决了档案管理痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想提升企业财务档案管理水平，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案。现在就可以免费试用，体验合思档案带来的高效与便捷。