在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务管理正经历着深刻的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着“数字化凭证时代”的正式来临。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设成为亟待补齐的短板。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息，这一切都表明企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大以及档案数据难以分析利用等问题的困扰；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气，手动匹配、核对确认的工作既枯燥又低效；业务人员在报销纸质票据时，也常常陷入流程繁琐、耗时费力的困境。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材和存储空间的巨大开销，还隐藏着高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作和查询调阅的低效。此外，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏，这些都给企业带来了高合规风险。即便企业在数字化推行过程中通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件和数据存储的线下载体问题依然存在，难以保证档案的原生性，实现企业全面数字化更是困难重重。
面对这些痛点，合思档案应运而生，成为企业档案管理的理想解决方案。
角色专属方案 打造全方位档案管理体系
合思档案针对不同角色，量身定制了专属解决方案，同时构建了一套完整且独特的解决方案体系。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，实现数智化决策。这不仅有助于企业降本增效，还能推动企业实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
归档员/财务人员是档案管理的直接执行者，合思档案为他们带来了福音。它能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松高效。
外部审计工作往往繁琐且容易出现沟通不畅的问题。合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种全方位的解决方案，为企业打造了一个完整的档案管理体系。
核心功能闪耀 凸显电子票据系统优势
合思档案的核心功能涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面，每个方面都具有独特的优势。
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集各种会计资料。
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建和表单主键设置，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种高度的自定义性，能够满足不同企业的多样化需求。
档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据，档案借阅服务中借阅人可在线查看和下载，管理员可实现借阅过程透明化和一键到期催还，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这些丰富的应用功能，为企业提供了便捷、高效的档案使用体验。
实战案例见证 合思档案成效卓著
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，以下是一些典型案例。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。简化了装订流程，最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了企业的运营效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业节省了大量的成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提高了企业的档案管理效率。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业实现财务档案管理的变革和提升。众多企业的成功应用案例证明了合思档案的有效性和可靠性。企业不应错过这一提升档案管理水平的机会。
合思在多地设有服务地点，如北京、上海、杭州等，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可以通过上述联系方式咨询合思档案相关事宜，开启高效、合规、智能的档案管理之旅，还可免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和价值。
