在当今的企业运营中，档案管理是一项至关重要却又常被忽视的工作。企业高管们常常为纸质档案管理的巨大成本和低效率而烦恼。纸质档案不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这就像是一座隐藏的“成本冰山”，不断侵蚀着企业的利润。
财务人员也面临着巨大的挑战。他们每天要处理海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的热情逐渐消磨。业务人员在出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据需要留存再上交，每一个环节都耗费着宝贵的时间和精力。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求不断增大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些痛点严重制约了企业的发展，而合思档案解决方案的出现，犹如一场及时雨，为企业带来了新的希望。
合思档案方案：多元场景管理专家
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案。它以单套制解决方案（标准方案）为核心，搭配六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。该平台涵盖了电子档案和纸质档案两个方面，电子档案包括发票、单据、凭证、账簿、报表等，纸质档案则有自定义档案、实物备查解决方案。无论是电子档案还是纸质档案，都能在合思档案平台上得到高效的管理。
大数据解决方案更是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。这意味着企业在面对大量档案数据时，无需担心查询效率问题，能够快速获取所需信息。
档案扩展解决方案则提供了灵活扩展的业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不同场景下的档案管理需求。无论是小型企业还是大型集团，都能在合思档案的解决方案中找到适合自己的管理模式。
核心功能亮点：科技赋能档案管理
合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API，实现了快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。此外，手动采集功能也十分强大，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这使得企业在数据采集方面更加灵活高效，能够根据自身需求选择合适的采集方式。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。字段映射功能让凭证数据业务化、业务数据财务化，使得查询更加便捷。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障了归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障了业务数据的完整性。这使得企业在档案管理过程中，能够及时发现并解决潜在的问题，确保档案数据的质量。
档案管理功能中，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，字段自定义维护等，能够灵活拓展档案目录框架。这使得企业能够根据自身的组织架构和管理需求，对档案管理权限和目录进行个性化设置，提高了档案管理的安全性和灵活性。
使用收益：降本增效数据激活
合思档案为企业带来了显著的降本增效效果。通过使用合思档案，企业可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。这意味着企业能够更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，实现档案不打印的绿色办公模式。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的各个业务环节能够更加紧密地联系在一起，实现数据的流通和共享，提高了企业的整体运营效率。
合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大提升。企业能够通过对档案数据的分析和挖掘，为决策提供有力支持，从而在市场竞争中占据优势。
同时，合思档案满足国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。它拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策变化，为企业的合规经营提供了保障。
典型场景：全面覆盖满足需求
在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。这使得企业在数电票管理方面更加高效、规范，减少了人工操作的繁琐和错误。
实物备查场景中，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。企业能够更加方便地对实物档案进行管理和查询，提高了实物档案的利用效率。
共享调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。这使得企业内部不同部门之间能够更加方便地共享档案信息，提高了工作协同效率。
证据链完整性检测场景中，通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障了财务合规。这使得企业在财务审计和合规检查方面更加轻松，减少了潜在的风险。
客户成功案例：实践验证实力
某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次等。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一；业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等方面存在问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
合思档案已助力众多企业解决档案管理痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想摆脱档案管理的困扰，不妨选择合思档案。如需了解更多关于合思档案的信息，可拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问网站www.hosecloud.com。关注合思微信公众号和微信小程序，还能获取最新资讯和服务。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等，方便与你沟通合作。现在就来免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！
