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中交华中财务共享中心:央企管控新模式,年均节约人力成本超1000万
2023-06-26 企业新闻

随着数字经济不断发展,企业的数字化进程不断提速,企业越来越关注效率提升。通过充分发挥数据价值、实现与业务的深度融合,助推企业实现效益最大化。国有企业是中国经济社会发展的中流砥柱,肩负着推动经济发展和增强社会价值的重要责任,要在新一轮科技革命和产业变革浪潮中发挥引领作用,成为推动数字化智能化升级的排头兵。

中国交通建设股份有限公司华中财务共享中心(以下简称“中交华中财务共享中心”)是全球领先的特大型基础设施综合服务商,同时也是世界500强排名第60位的中国交通建设股份有限公司于2021年在武汉成立首个跨二级法人单位的管控服务型区域财务共享中心。中交华中财务共享中心是中交集团主动适应数字经济时代新趋势,打造适应世界一流的企业管控模式,主要履行资金结算、会计核算和合同合规性审核职能,服务亚、欧、非、美洲区域内的1500多个项目,年均处理各类会计凭证逾200万笔,是实现“数字化”管理、智能化运营的重要抓手。

01  央企财务数字化三大难题

近年来,央企在推进数字化建设方面上做了大量探索和应用,取得了较大的成效,但在产信融合协同、数据资产的产业化转化等方面仍然存在问题,为财务数字化转型带来较大困难和挑战,具体如下:

数字化建设体系不够健全,战略、业务、信息的协同机制还不够紧密,体系化、制度化、流程化、表单化、信息化、数字化还未完全打通;穿透数字化全过程管理的制度体系还不健全,数据标准、技术标准亟待完善;数字化工作的信息化、智能化水平有待提升;

业财一体化集成深度、广度不够,部分业务系统间、业务系统与财务系统间对接面不广不深,整体协同效率不高;业务与财务在数据标准、数据质量、数据共享等方面还达不到深度融合,不足以支撑决策分析;业务与财务管理还存在“两张皮”现象,对支撑企业运营和风险防控的有效性、及时性不足;

新技术运用场景还不足,财务机器人目前已广泛应用财务共享各个场景,但在推进业财系统智能化、智慧化等方面成效不够显著,在自动化向智能化转化的过程中还需持续发力。

因此,中交华中财务共享中心将围绕业财一体化、智能化、数字化全场景应用开展数字化转型工作,主要目标包括以下四个方面:

第一,更高效的运营服务

借助信息系统和智能技术实现重复性操作的智能处理,将智能技术嵌入产品或服务中,为用户带来更为高效便捷的体验;

第二,更灵活的业财协同

实现业财系统间数据的自动交互,应用数据、算法、模型进行不同业务场景下的前瞻性预测,提升财务对业务需求的响应速度;

第三,更全面的风险管控

对风险形成一定的预判能力,由事后向事前的预算管控和事中的规范管理转变,借助健全的防范机制和内控机制,使企业风险应对能力获得较大提升;

第四,更智能的人机交互

机器被规则和算法赋予人类思维,与员工共同协作,形成场景化的人机交互模式,共同完成重复的操作和较复杂的管理类工作。

02 全面开启三大数字化平台建设

基于上述财务数字化痛点与建设目标,中交华中财务共享中心与合思等服务商合作,分批推进“业财一体化财务云平台” “AI数字员工智能化平台”“数字化智能分析应用平台”三大数字化平台建设。

01.业财一体化财务云平台

2021年6月,中交华中财务共享中心建设完成了建筑行业首个“业财资税融”一体化财务云平台。随着财务云上线,中交华中财务共享中心在业财协同提升管理质效的价值初步显现。主要在以下三个方面:

第一,提高了财务管理的标准化、精细化水平。财务核算科目在原有的1000多项基础上升级到4000多个核算科目,实现了核算到项目、合同、往来方等维度的穿透管理;

第二,提升了风险防控能力。通过跨法人区域共享中心的运行,进行统一的合同合规性审查,强化对合同签署、履约的过程监督、审查,实现“预算-结算-支付”等全过程刚性约束,有效避免原来分散管理导致的超额支付、未收先支、违规支付等情况;

第三,促进了管理提升。通过财务云试点以及统建业务系统应用,以数据为纽带打通业务和财务,督促各试点单位优化流程、完善制度,提升自身业务管理规范性和效率,如全流程合同评审时间由30天缩减为7天,大大提高了审批效率。

02.“AI数字员工”智能化平台

中交华中财务共享中心成功将智能流程自动化技术应用于费用报销、资金结算、会计核算、会计期末结转、财务云日常运维等业务场景,相比于传统的RPA机器人,基于智能技术的财务机器人能够在执行流程的同时进行智能判断、纠错,能按照业务规则处理较为复杂的业务,从而进一步提高业务处理的准确性,提升工作效率。

第一,实现智能报销,降低90%的预算风险与差标风险。员工只需拿起手机,轻松一“拍”,就能完成影像上传;伸手一“点”,就能完成待办任务审批;便捷一“扫”,就能完成票据识别;借助智能报销系统,可节省单据完整性校验工作,无需手工完成单据关联匹配,节省80%的报销时间;自动导入收款账号等支付信息,避免反复核对,节省70%以上的支付校验时间;管控前置,有效减少超标、超额等情况出现。

第二,实现智能结算,平均每月节约工时2500小时。目前华中财务共享中心全年结算业务超110万笔,日平均单量逾4000笔,面对庞大的业务量,结算机器人可对网银U盾进行智能调度,实现划分、录入、复核、加密、自动按压等操作的自动化处理;同时,结算机器人可自动校验收付款账户、账户限额、重复性付款等结算信息,主动进行大额资金流出,对非常规业务资金流出等做出风险预警,自动识别银企直连、委托支付、银行网银等结算方式,实现银企直连账户的全覆盖自动处理。结算机器人月均处理各类付款52000余笔,极大提升了结算处理效率,降低了资金支付风险。

第三,实现智能核算,制证准确率近99%。财务共享中心会计核算等大量重复的工作以及财务系统间的信息壁垒为财务自动化提供较大的发挥空间。中交华中财务共享中心率先启动制证机器人,机器人通过任务池自动触发系统,对报账单信息进行完整性、合规性检查,检查通过后,自动将业务信息转化成会计信息,实现会计科目、分录金额、科目辅助信息等全要素信息自动生成,每日推送制证结果信息。目前,中交华中财务共享中心85%凭证已完全实现自动制单,机器人制证准确率近99%,极大简化了业务流程,释放了人力资源,提升了业务效率。

第四,实现智能运维,100%替代人工。中交华中财务共享中心紧抓系统内部安全,开展运营机器人上线管理,通过即时采集新增组织信息完成会计核算账套建立,并自动获取流程分配、岗位授权、流程收集、权限变更等指令信息,按照指令自动执行审批流程调整、岗位权限增删、岗位权限检查及冗余权限清理等工作,自动形成平台运营分析报告,确保了岗位授权与权责一致,消除了岗位授权错乱、流程执行不良等风险隐患。运营机器人每月完成账套建立、权限变更、审批流程分配业务3000余项,100%替代人工,有效提升了运营管理效率,降低了系统运行风险。

第五,期末智能结转,24h内完成1400多个账套结转。“AI数字员工”每月定时启用结转进程,智能判断期末是否达到结转流程,对达到结转条件的核算账套,自动完成研发费、税金(增值税及附加计提)、安全生产费计提、建造合同收入成本确认、合同预计损失计提、损益结转等期末结转工作,并对达不到结转条件的账套进行预警,督促“AI数字员工”或者专业岗尽快完成资金结算、核算等相关工作,解决期末业务量大、时间紧迫、共享人员不足难题,减轻人员工作量,规避期末加班现象。

03.数字化智能分析应用平台

中交华中财务共享中心关注企业经营管理过程,构建全面丰富的数据价值链,在数据技术支撑下,广泛采集数据,将数据沉淀为资产,形成数据服务和数据产品,根据共享业务需要,将数字化技术广泛应用于报表编制和分析、质量检查、风险监督、运营监控等业务场景,服务于内部管理并为企业创造价值。

第一,实现一键出表加快报表分析。自报表智能化系统上线以来,中交华中财务共享中心已实现每月1400余套报表智能生成,报表数据准确率达90%。通过搭建数据平台,实现管理会计报表自动出表;围绕战略支撑,设计管理会计数据指标体系,构建支撑企业运营、财务职能的数据管理平台,实现T+0的实时数据分析,满足内部定额、行业对标等应用场景。

第二,智能质检整合会计信息流。智能机器人对财务云总账、明细账、三栏账、往来余额等数据进行采集,将所采集的会计信息按照既定规则进行查验,对信息质量异常情况进行分类,形成问题分析报告,实现检查、跟踪、督促问题整改的全流程闭合。机器人检查系统的上线使得会计信息质量检查效率从之前的每套10分钟缩短至6秒钟,降低了人工检查的流程差错,优化了人员配置,进一步健全内部检查体系,推动会计人员向高价值领域转型。

第三,合同风控平台加快实施风险预警。自合同审核智能系统上线以来,共累计对200余项合同条款和合同履约项目提出风险预警,效率较系统上线前提升225%。同时以合同管控为主线,整合业务、财务数据资源,实现业务前端穿透和管理层级穿透,利用数据管控平台,建立风险预警管控体系,实现风险“预警→追踪→监督”的管理闭环数据手段,以财务视角实现对业务的预警和管控。

第四,发票风控平台实现发票管控和分析。华中财务共享中心打造出中交集团首个集“发票数据可视化管理、发票风险管理、发票分析管理功能”于一体的发票风控平台,发票风控平台的建成,有效解决了因各个业务系统相对独立造成的发票数据结构化信息不全、数据较分散、统计分析难的问题。

第五,运营平台实现多层次数据穿透。华中财务共享中心开发了共享运营监控平台。根据共享管理需要开发的平台,汇集了共享运营的全量数据,把复杂庞大的运营数据图形化、动态化、可视化,化繁为简,能够以更加直观、快速的方式展现财务共享中心业务量、业务效率、个人排名、业务趋势等各项运营数据,全量数据支持实时和多层级穿透查询,实现对共享运营的实时监控和运营分析,运营数据精准可靠。

03 年均节约人力成本超1000万元

随着三大财务数字化平台上线,中交华中财务共享中心建立了集报销、结算、核算、运维、期末结转、质检、风险防控、报表自动化为一体的“AI数字员工”及其他业财集成平台,实现了工作效率的跨越式提升、组织模式的高阶式变革、管理业态的精准式升维、风险管控的穿透式嵌合,价值创造的多样式融合。具体成效主要包括如下几个方面:

降本增效,经济效益显著

机器人在报销、结算、运维、期末结转等环节的应用,平均每月节约工时3000小时,AI数字员工”实现了系列业务7*24小时的不间断处理,相比传统人力,具有速度快、更稳定、零失误、低成本等显著特征。当前,华中财务共享中心已上线的26台“AI数字员工”,测算年均节约人力成本超1000万元,与同行业相比有显著优势。

统一流程,管理效益显著

系列机器人的应用不仅提升了工作效率,更加规范了前端业务处理流程,提升了业务标准化与规范化水平,推进业务过程、业务对象、业务规则等全面数字化转型,实现业务流程“端到端”贯穿、业务数据同源共享,大幅提升企业业务流程的集成融合水平和资源配置效率,加速了管理数字化的进程。

防控风险,监督效能显著

机器人在发票、合同等环节的应用,降低90%预算风险与差标风险,实现合同合规管理中的“检查、记录、分析、整改”自动化线上管理,筑牢合规管理防线;同时,提供合规合法性管控手段,实现对业务的全流程、全要素、全范围进行全方位管理,提高业务管理效能;自建发票风控平台、民工薪金风险防控平台,进一步强化了战略支撑,起到了决策支持、服务业务、风险防控的作用。

人才孵化,员工价值显著

智能报销使得员工无需手工完成单据关联匹配,报销流程减少50%,员工报销到账时间从过去的两天缩短至2小时,员工报销体验感大幅提升;重复性、流程化的会计核算等工作被机器人替代,员工有更多时间从事风险监督、管理建议、课题研究、财务分析等高附加值工作,员工的专业能力进一步加强,职业发展通道进一步拓展。

辅助决策,经营价值显著

借助信息化、智能化工具,推进财务管理向业务前端延伸,相关自建平台能够支持地区、行业、类别的合同信息、发票信息、供应链信息等与财务系统集成与实时查询,为管理者开展招投标、全面预算、上下游供应链联动等提供辅助支持,推动财务管理工作从核算会计向管理会计转变,反映价值向创造价值转变,传统财务向智慧财务转变。

内容来源:「未来财务先锋」案例集

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