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数电票趋势下连锁经营门店发票如何管?这套解决方案很给力!
2023-07-10 财务干货

在连锁经营模式中,公司总部对旗下各门店实施统一管理,面临开票主体多、发票开具分散、管理分散等难题。在数电票试点全面推广的新时期,又是在纸电发票共存的过渡阶段,连锁经营业态的发票合规高效管理更难上加难。

哪些难题让财务更困扰?我们调研了合思服务的连锁经营业态客户企业,答案竟是门店发票回收。基于与多家全国连锁经营企业共同探索,合思推出「门店发票回收解决方案」,全面解决连锁经营行业发票管理难题。

 | 财务Mary:来自某连锁服饰企业

催门店交发票真是太头疼了!卖场的员工白天工作时不能及时看手机,通常到晚上10点多下班才回消息。聊天窗口变成留言板,明明是一个公司,我却感觉有时差!

 | 财务Jack:来自某零食品牌企业

发票抬头发了几百次,每次开票还是来找我要;员工经常开错发票类型,很多款项付出去了,商场却不能及时回发票,门店人员也不记得催。总部的财务要管那么多门店,哪能挨个催、挨个记录呀!

 | 财务Susan:来自某餐饮品牌企业

最可怕的是,乱成一团的发票直接寄到总部,单据不打印、发票不整理。总部的财务们都在“玩拼图游戏”,发票找单据,再整理归档,我们实在太难了!

回收门店发票真的这么难吗?答案是肯定的。企业在缺乏信息化系统介入时,总部和门店分隔两地,需要付出大量的沟通成本、时间成本进行信息核对、同步。此外,门店的报销处理人员通常缺乏基础的财务知识,要从原本繁忙的工作中抽身完成开票、整理、贴票、邮寄、上报等一系列工作,更非易事。

尤其在数电票的政策趋势下,企业更需要具备数字化的发票管理平台,用于开具和接收发票、入账以及归档等工作。如果回收门店发票,门店无需打印单据、贴票、整理,财务收单自动匹配单据,将会变成什么样呢?

01 门店发票回收,让业务流程更丝滑

基于合思「门店发票回收解决方案」,可通过发票袋回收门店发票,免整理免贴票免打印;异地单据寄送节点自动提醒发票回收,财务收单扫码自动匹配单据,完成异地门店高效收票。业务流程亮点如下:

  1. ·  门店店长可在手机端发起报销或付款申请,再通过OCR识别等方式上传发票,经财务初审通过后,单据达到寄送节点,系统将自动提醒门店经理邮寄发票;

  2. ·  门店在收到邮寄提醒后,需将发票放入企业专属发票袋中,免整理贴票、免打印单据。同时将发票袋编码、快递单号填入单据中。需要重点关注的是,这里的发票袋编码就是该笔单据发票的“身份证”,即通过编码可迅速定位单据,实现单据与发票自动匹配。

  3. ·  对于总部,财务人员收到发票快递后,扫描快递单号即可识别该发票所对应的单据信息;扫描发票袋二维码,实现单据与发票自动关联与绑定。

  4. ·  合思费控支持多种规则校验发票,如敏感字校验、发票连号等,辅助财务人员自动完成发票验真查重、价税分离等工作;通过发票池一键筛选缺票的单据,发送提醒;连接地税平台免跳转查阅非增值税发票。

综上,通过发票袋回收门店发票,可实现免整理、免贴票、免打印的极致体验;异地单据寄送,自动提醒发票回收;财务收单时,扫码自动匹配单据。在这一解决方案加持下,连锁经营业态的异地门店收票工作流程变得更加简单和丝滑。

02 节省70%校验时间,降低90%发票风险

以合思某食品连锁经营企业为例,其在全国拥有2000+门店。此前,该企业在回收门店发票过程中长期受困,例如因联系不上门店工作人员导致发票长时间不能入账、归档。在引入合思「门店发票回收解决方案」后,该企业实现发票与单据的自动匹配,不仅节约了财务与门店时间成本,同时有效避免发票风险。

60%:经估算,该方案约节省员工60%的开票、贴票、邮寄时间。同时,可在不了解发票管理制度的前提下,完成开票。

70%:系统自动识别发票与单据,避免财务人员反复核对,约节省财务70%以上的匹配校验时间。

90%:预置多种发票校验规则,有效避免错票、重票、假票等情况,为企业降低超90%的发票风险。

值得关注的是,数电票作为一种全新的发票格式,依然可以沿用现有的合思发票管理流程,与其他类型发票一样通过导入验真后,进入发票台账统一管理。

在数电票新形势下,企业更需要一套能完整解决发票的开具、接收、入账、归档的全流程解决方案,不仅可以完成数电票的在线开具、接收,还可把数电票与其业务单据、付款记录、记账凭证智能匹配,通过发票管理平台维护数电票内相关信息,最终存入电子档案管理系统,实现数电票的全生命周期管理。

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