合思档案：开启企业财务档案管理新篇章

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场及时雨，催促着企业加快信息化建设的步伐。数电票的出现，让企业在财务档案管理上必须适应新的规则，如验签、解析，以XML格式存档，以及在XBRL文件中写入财务入账信息等。这一系列的变化，让企业急需一个专业的“电子会计档案管理平台”来应对“数字化凭证时代”的挑战。

纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管常常为纸质档案管理的高成本和低效率而头疼。纸质档案不仅存储占地，而且数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程复杂，耗费大量时间。

此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件存储的困扰，数据存储也依赖线下载体。这不仅带来了高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更面临高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。

面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面而高效的解决方案。

合思档案解决方案：多角色场景的贴心之选

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的“数据宝藏守护者”。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，它还能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的“工作好帮手”。它能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，同时提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案核心功能：独特优势尽显锋芒

• 多源采集：数据集成的智慧之选
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，确保电子档案导入的全面性和准确性。

• 智能制档：数据整合的强大引擎
  智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，为企业的财务分析和决策提供有力支持。

• 专用格式版式文件：轻量存储的创新之举
  合思档案的专用格式版式文件功能也十分出色。它自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件，满足企业的多样化需求。

• “四性检测+业务检测”双模式检测方案：数据安全的坚实保障
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保电子档案导入后的安全性和可靠性。

合思档案应用场景与案例：实战效果见证实力

• 年单据量2.6亿企业：从传统手工到业财一体的华丽转身
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，实现业务、财务数据应收尽收。通过自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。最终，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据关系清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，装订工作简化，节约了企业的显性成本。

• 集团型企业：共享中心统建下的档案管理标准化落地
  某集团型企业面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案为其提供了单套制管理方案，包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票和回单台账，存储发票和回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，采用混序归档和银行回单分类归档，推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 多系统数据互联企业：档案数据全生命周期管理实战
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案为其提供了数据集成方案，广泛连接各个系统，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保数据应收尽收。同时，提供业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。还提供跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效明显，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 低效会计档案管理企业：重塑管理结构破解瓶颈
  某企业在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。合思档案为其提供了数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。同时，提供智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。还提供电子原文件独立管理方案，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其多种优势，如便捷调阅不打印，混序归集免组装，能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等。众多客户的成功案例也充分证明了其有效性。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 +付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您也想让企业的财务档案管理更加合规、高效、降本增效，不妨联系合思。我们的服务地点覆盖北京、上海、杭州等多地，联系电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在，您可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章！