在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的行业领军者，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。其业务版图遍布全球，拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 + 。然而，随着业务的蓬勃发展，海量的财务数据也给档案管理带来了沉重负担。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量是123247张。如此庞大的数据量，使得装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。金牌橱柜在档案管理方面的困境，也是众多企业面临的共性问题。而合思的数据共享平台，为金牌橱柜的档案管理难题提供了破局之道。
金牌橱柜档案管理的困局
- 数据孤岛下的整理难题
在档案整理环节，金牌橱柜的会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同系统之中。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一进行打印，然后通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架。这种传统的操作方式不仅效率低下，还容易出现错误，使得档案整理工作成为一项繁琐且耗时的任务。 - 流转与存储的传统模式
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理。而在存储方面，采用独立档案室管理，主要存放纸质档案。这种传统的管理模式在面对海量数据时，显得力不从心。 - 低效的管理利用方式
在管理利用方面，金牌橱柜以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查。这种方式不仅耗费大量的时间和人力，而且在查找特定档案时，效率极低，严重影响了企业的运营效率。
合思数据共享平台：定制化解决方案
- 统一存储：打破数据壁垒
合思的数据共享平台为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案。该平台打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据更加有序、易于管理。 - 完整业务证据链：业财一体穿透
平台搭建了会计资料之间的紧密关系，实现了以业务为核心的证据链条，真正做到了业财一体双向穿透。通过该平台，企业可以清晰地看到每一笔业务的来龙去脉，为财务管理提供了有力的支持。 - 数据共享：一站式便捷查阅
合思的数据共享平台以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员无需在不同系统中来回切换，只需在平台上进行简单操作，即可快速准确地找到所需档案，查阅便捷高效。 - 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单的处理一直是企业档案管理的难题之一。合思的数据共享平台实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅大大减少了人工操作，还降低了打印成本和存储空间成本，助力企业降本增效。
解决方案的实施之旅
合思与金牌橱柜的合作并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和严谨的实施。在项目启动初期，合思的专业团队深入金牌橱柜，进行了全面细致的调研，了解企业的业务流程和档案管理现状，制定了详细的实施计划。
在系统搭建阶段，合思的技术人员根据金牌橱柜的需求，对数据共享平台进行了定制化开发。他们将各个系统的数据进行整合，确保数据的准确性和完整性。同时，对平台进行了严格的测试，确保系统的稳定性和安全性。
在系统上线前，合思为金牌橱柜的员工提供了全面的培训。培训内容包括平台的操作方法、功能介绍等，确保员工能够熟练使用平台。上线后，合思的技术支持团队实时监控系统运行情况，及时解决出现的问题，确保项目的顺利推进。
数智转型成效显著
- 效率提升：时间成本大幅降低
通过合思数据共享平台的实施，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，大大提高了工作效率。 - 成本节约：真金白银的实惠
预估节省总体成本30万 + /年，这一数字无疑是企业实实在在的收益。通过银行回单无纸化、减少打印成本和存储空间成本等措施，企业的运营成本得到了有效控制。 - 合规保障：100%档案合规性
在当今严格的监管环境下，档案合规性至关重要。合思的数据共享平台确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%，为企业的稳健发展提供了有力保障。
客户心声待启
虽然目前尚未获取到金牌橱柜相关负责人对此次合作及解决方案的评价与反馈，但从项目取得的显著成效来看，合思的数据共享平台无疑为金牌橱柜的档案管理带来了巨大的变革。相信在未来的采访中，我们能够听到金牌橱柜对合思解决方案的高度认可和积极评价。
携手合思开启数智新篇
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，一直致力于通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思的数据共享平台。现在，您可以免费试用合思的服务，亲身感受数智化档案管理带来的便捷与高效，开启企业档案管理的新篇章。
