在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着日益复杂的档案管理挑战。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理正迎来全新的挑战。据统计，90%的企业在纸电混合时代遭遇了诸多难题。
企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、数据难以有效分析利用而烦恼。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气。业务人员在报销纸质票据时，也常常陷入流程繁琐的困境。
即便企业在推行数字化的进程中，解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存问题依然棘手。同时，保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，这也是企业实现全面数字化的必经之路。
传统的纸质档案管理存在着诸多弊端。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，还存在着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏等。
因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，成为解决企业档案管理难题的税务合规解决方案。
一站式破局：合思档案多元解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，确保了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
数电票解决方案为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化的税务合规解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。
核心功能：合思档案的高效管理秘诀
合思档案拥有一系列强大的核心功能，充分体现了其在档案管理方面的专业性和高效性，也是优质的税务合规解决方案。
智能采集功能是其一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现多种方式的数据采集，内部通过 EAI 插件、API 接口等方式采集，同时还支持人工补录和采集任务。这使得它能够多渠道、多系统、多类型地采集会计资料。
智能制档功能同样出色。通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了 90%的人工匹配工作量，还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的又一重要优势。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。
权限管理方面，合思档案实现了精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义，能够满足不同企业的管理需求。
实战见证：合思档案的企业应用价值
众多企业已经通过应用合思档案，切实感受到了它带来的实际效果和价值，证明了其作为税务合规解决方案的有效性。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等显著成效。例如，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配仅需 15min。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的税务合规解决方案，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便企业联系和了解产品。如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨尝试一下合思档案产品，现在可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
