在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业的财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本居高不下而烦恼，大量的存储空间被占用，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程既繁琐又耗时。同时，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高昂，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件不够精细，数据无法得到有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存的问题，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的实现。
合思档案的出现，正是为了解决这些企业财务档案管理的痛点，为企业提供了一套全面而高效的解决方案。
合思档案解决方案：定制化档案管理新路径
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。企业的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。
合思档案功能概览：一站式档案管理利器
合思档案的产品功能涵盖了多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面。
多源采集实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。通过接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时也支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，以及“四性检测 + 业务检测”。规则引擎可自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可以通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
档案管理实现了多场景适配，能够满足档案不同阶段的管理要求。权限管理可以精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套的数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段的自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合，实现了档案全场景的数字化利用。多维检索能够满足多场景的查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件可以快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建了凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型的组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
合思档案核心亮点：合规高效创新典范
合思档案具有合规性、高效性和创新性等核心亮点。
在合规性方面，合思档案符合国家政策要求。国家从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案。合思档案满足电子会计档案的合规性管理，建立了电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系，关注全生命周期建设，完成了档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁的全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制。
在高效性方面，合思档案能够显著降本增效。它可以节约纸张成本达70%，节约整理成本达75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可以实现秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
在创新性方面，合思档案采用了领先的单套制解决方案，实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装。其档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案提供了财务视角下的档案证据链完整性检测，保障财务合规；共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化；实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现了实物档案的全流程管理定位。
合思档案价值体现：为不同角色赋能
合思档案为不同角色带来了显著的价值。
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策的数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，实现了档案外审的在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
合思档案典型场景：日常管理与审计的得力助手
在企业日常档案管理场景中，合思档案能够实现多源采集会计资料，智能制档将电子凭证数据自动匹配组装，档案管理进行多场景适配，档案应用实现电子与实物档案的高度融合，满足了企业从档案采集到利用的全流程需求。
在审计场景中，合思档案实现了审计不进档案室。通过共享调阅解决方案，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于审计人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据的精细化管控。审计人员还可以通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
合思档案成功案例：见证卓越成效
某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现了档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现了财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护了电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现了财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低了财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、易出错；利用环节实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案市场定位与差异化优势：引领行业发展
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企事业单位提供财务数智化产品和服务，致力于帮助企业解决财务档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
其差异化优势显著。合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档；符合国家政策要求，满足电子会计档案的合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。其六大场景解决方案，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案、大数据解决方案等，能满足企业不同场景下的档案管理需求，具有创新性和独特性。
合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益的最大化，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，助力企业在数字化时代取得更大的成功。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，让我们携手共进，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。现在您可以免费试用我们的电子票据系统，亲身体验合思档案的强大功能。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
