合思档案系统集成解决方案:开启企业财务档案管理新时代

合思档案系统集成解决方案:开启企业财务档案管理新时代
在数字化浪潮汹涌澎湃的当下,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺,企业必须直面这一变革带来的新挑战,加快信息化建设的步伐。数电票需要经过验签、解析,并以XML格式存档,XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明,企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”,以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

同时,在纸电混合时代,企业各个层面都面临着不同的痛点。企业高管苦于纸质档案管理成本巨大,不仅花费大量资金,而且储存占地;档案数据难以分析利用,无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据所困扰,整理工作枯燥繁复,耗费大量时间和精力。业务人员在报销时,纸质票据流程繁琐,耗费大量时间,降低了工作效率。此外,纸质凭证输出耗材成本高,档案室、档案柜等存储空间需求大;手工装册归档重复性工作量大,查询调阅条件颗粒度粗糙,数据不能有效利用;电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段,还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。

在这样的背景下,合思档案系统集成解决方案应运而生,为企业提供了全面、高效、智能的财务档案管理系统集成解决方案。

合思档案解决方案:精准破局痛点

合思档案系统集成解决方案提供领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,如同一位多面手,能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案更是独具匠心。它实现了便捷调阅不打印,混序归集免组装,通过线上一套电子数据管理,确保财务档案证据链完整,全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系,相互可穿透查询,纸质原文件混序归档,大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收,保证了档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案赋予企业更大的自主性。企业可以自定义档案类型,进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围,实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎,提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装,形成完整档案证据链。同时,创造性地提供财务视角下的完整性检测方案,自动按照真实业务场景检测证据链完整性,保障财务合规。

合思档案功能概览:全面强大之选

合思档案系统集成解决方案的功能十分全面和强大。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求,它提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时,它支持自定义数据采集方案,满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料,还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎自动组装,会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据,减少了90%的人工匹配工作量。此外,它还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作,关联任务执行进度可视化。
档案管理功能包括权限管理和精准管控。它支持自定义创建用户管理角色,支持隔离各核算账套数据权限,支持按照职能角色配置功能、操作权限,水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类,支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等,支持灵活拓展档案目录框架,动态自动封装归档接口,便于对外提供。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求,支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,支持按目录、全文检索,按检索条件快速定位结果,支持批量检索,服务“导入式”批量检索需求。一站式预览,穿透联查,智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点:独特优势尽显

合思档案系统集成解决方案具有诸多核心亮点。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,提高了档案管理效率,释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件,具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力,元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力,以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,支持金额、数量、票种等精细化方案配置,保障业务数据完整性,检测结果可查阅,可追溯。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息,让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式,实现数据与可读文件实时转化,降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件,档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成,档案可扩展性更强,档案更“灵活”。

合思档案价值体现:实际效益显著

合思档案系统集成解决方案能为企业带来显著的实际效益。
它实现了显著的降本增效,帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。企业彻底告别传统手工归档,档案不打印,节约了纸张成本和整理成本,提升了检索效率,实现了管理合规性。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”,补足了企业信息化建设的空白,拉通了业财税档全链路。
它让数据“活起来”,从数据到决策,真正利用档案数据,实现了数据价值。
通过资源重组,它实现了企业效益最大化,前后端数据同源,流程全息贯通,提升了管理能效。

合思档案典型使用场景:实用针对性强

不同的企业角色都能从合思档案系统集成解决方案中受益。
CEO/高管可以沉淀数据资产,保障合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化。同时,提升财务服务效率,打响数字化转型决胜之战,降本增效,借助数字化手段节约档案管理成本,提升档案利用效率,实现绿色低碳运营。
归档员/财务可以提高工作效率,告别重复低价值工作。档案数据同源,数据全流程透明流转,便于监控、分析,轻松完成档案管理,提高档案利用效率。
外部审计可以实现审计不进档案室,档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅,权限一键下放/回收,财务无需与审计重复沟通,补充审计资料。

合思档案成功案例:可信度说服力足

众多企业已经通过合思档案系统集成解决方案解决了档案管理难题。
某企业年单据量2.6亿,存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据,自动匹配组装档案,档案管理电子化,借阅管理信息化等解决方案,实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查,会计凭证上下游单据树状结构呈现,管理自动化,企业成本降低。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地,实现标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保,积极响应政策。整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,释放1/3,纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点,合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年,合规性管理100%,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%。
某教育集团存在低效的档案管理现状,合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率。档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势:竞争力凸显

合思是专精特新企业,成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念,分别在北京、杭州、南昌设立研发中心,并在全国22个城市设有直营服务网络,通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一,服务6000 + 企业客户,是福布斯中国科技50强,通过SOC1、SOC2安全认证,信息安全等级保护三级认证。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证,国家四部委官方试点100%成功验收。
合思自主研发工具包,具备更加强大的数据获取、验签、解析能力,持续迭代、接口开放,能够更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案系统集成解决方案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求,还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供更优质的服务和解决方案。

如果您想体验合思档案系统集成解决方案带来的高效与便捷,不妨点击免费试用,开启企业财务档案管理的新篇章!

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captaincaptain
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