数电票时代，合思档案为企业财务档案管理保驾护航

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临着全新的挑战。数电票在收票与开票方面都有了重大变革，多个政策肯定了电子发票接收的合法合规性，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求特殊，企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如黑暗中的明灯，能为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，助力企业解决内外交困的档案管理问题，开启全新的管理模式。

市场形势：政策东风下的电子会计档案新机遇

国家出台的一系列政策如同一股强劲的东风，推动着电子会计档案的蓬勃发展。这些政策明确肯定了电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。同时，电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环，以确保档案的完整性和安全性。

在企业推行数字化的进程中，虽然通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在诸多问题。纸质文件储存不仅占用大量空间，还存在数据存储线下载体的问题。因此，电子会计档案成为企业数字化建设的必然选择，它能够有效提升企业的管理效率和财务数据安全性。

痛点分析：传统档案管理的重重困境

传统档案管理模式下，企业各个层面都面临着诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题。大量的纸质档案不仅需要耗费巨额的存储成本，还难以从中提取有价值的信息，影响企业的决策效率和财务数据安全性。
财务人员则需处理大量档案数据，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情逐渐降低。这种低效的工作方式不仅增加了人力成本，还容易出现错误，影响财务数据安全性。
业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。这不仅降低了业务人员的工作效率，也增加了档案管理的难度和财务数据安全性风险。
此外，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏，这些都对财务数据安全性构成了威胁。

解决方案整体策略概述：合思档案的一站式综合方案

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一个功能强大的工具箱，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于不同角色，合思档案有针对性地提供了不同的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，降本增效，确保财务数据安全性。为归档员/财务提高工作效率，实现档案数据同源和全流程透明流转，轻松完成档案管理，同时保障财务数据安全性。为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，进一步提升财务数据安全性。

核心模块：合思档案的强大功能矩阵

• 多源采集功能：数据汇聚的智慧桥梁
  多源采集功能支持接口互联和自主采集，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能确保了企业能够全面、准确地采集各类数据，为财务数据安全性提供了坚实的基础。
• 智能制档功能：高效精准的档案组装大师
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，通过字段映射让查阅更便捷，可完成多档案类型的业务字段映射。这一功能大大提高了档案制作的效率和准确性，保障了财务数据安全性。
• 档案管理功能：精细管控的安全堡垒
  档案管理功能包括权限管理，可精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建和表单主键设置等，还支持系统规范预置档号，满足国标档号规则格式并具有可扩展性。这些功能确保了档案管理的精细化和安全性，有效保护了财务数据安全性。
• 档案应用功能：多维利用的价值宝库
  档案应用功能实现电子与实物档案高度融合，多维检索可满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。这一功能让企业能够充分挖掘档案的价值，同时保障了财务数据安全性。

竞争优势：合思档案脱颖而出的秘诀

合思档案具有显著的降本增效优势，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，保证100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，保障了财务数据安全性。
它具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理，还具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为财务数据安全性提供了可靠保障。
合思档案还拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，进一步提升了财务数据安全性。

成功案例：合思档案的实战验证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅和档案室管理规范化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有效保障了财务数据安全性。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度，力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求，低碳环保，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，确保了财务数据安全性。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案管理各环节手工操作多、档案散落各系统未有效利用、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案站在财务视角配置数据检测方案；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合各类档案；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力地保障了财务数据安全性。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理和利用环节的低效问题。合思档案的数据集成方案按归档范围和标准梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为财务数据安全性提供了有力支持。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，全方位保障财务数据安全性。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想体验优质的电子会计档案管理服务，保障财务数据安全性，不妨立即联系合思，开启免费试用之旅！