合思档案：破解企业财务档案管理难题，保障财务数据安全性

在纸电混合的时代浪潮中，企业在财务档案管理领域面临着诸多棘手的痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、储存空间占用过大而烦恼，而且这些档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑影响了企业决策的科学性。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配核对确认等操作不仅枯燥乏味，还耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销环节，面对繁琐的纸质票据流程，也是苦不堪言。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本不容小觑，同时，档案室、档案柜等存储空间的需求也带来了高昂的显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，这些都构成了高隐形成本。更值得关注的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案可能会损坏，这给企业带来了高合规风险。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而在这一系列问题中，财务数据安全性始终是企业关注的核心。合思档案解决方案正是为解决这些问题而生，它将为企业提供全方位的财务档案管理保障，确保财务数据安全性。

合思档案解决方案全景呈现

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，从源头上保障了财务数据安全性。

单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅不打印，避免了纸质档案打印过程中可能出现的数据泄露风险，保障了财务数据安全性。混序归集免组装，线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规，进一步强化了财务数据安全性。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，灵活满足企业多样化的档案管理需求，在灵活管理的同时确保财务数据安全性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，从数据关联和完整性检测方面保障了财务数据安全性。

合思档案核心功能亮点解析

• 多源采集：灵活获取数据，保障财务数据安全性
  合思档案在多源采集方面表现出色。接口互联，自主采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，确保数据采集的准确性和全面性，保障财务数据安全性。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。其具有单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，方便快捷地将各类数据纳入管理体系，进一步保障了财务数据安全性。

• 智能制档：高效整合数据，强化财务数据安全性
  智能制档是合思档案的一大核心亮点。规则引擎，自动组装功能使得会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，确保数据关联的准确性和高效性，强化了财务数据安全性。字段映射，查阅便捷功能让已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高了数据利用效率的同时保障了财务数据安全性。

• 专用格式版式文件：创新存储方式，提升财务数据安全性
  合思档案的专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。这种创新的存储方式不仅提高了存储效率，还在一定程度上保障了财务数据安全性。

• “四性检测+业务检测”双模式检测方案：严格把关数据，确保财务数据安全性
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。通过这种严格的检测机制，全方位确保了财务数据安全性。

用户使用合思档案的显著收益

• 显著降本增效，守护财务数据安全性
  合思档案能够帮助企业显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率。同时，保证了管理合规性，从成本控制和合规管理方面保障了财务数据安全性。

• 打通全链路，强化财务数据安全性
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的数据流转更加顺畅，信息共享更加高效，在全链路的协同中保障了财务数据安全性。

• 激活数据价值，保障财务数据安全性
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业能够基于准确、安全的财务数据进行科学决策，进一步提升了企业的竞争力，同时保障了财务数据安全性。

• 资源重组提效，稳固财务数据安全性
  合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业能够更加合理地配置资源，提高运营效率，在资源优化配置的过程中稳固了财务数据安全性。

合思档案典型场景应用

• CEO/高管：决策数智化，保障财务数据安全性
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在决策和管理层面保障了财务数据安全性。

• 归档员/财务：高效工作，确保财务数据安全性
  归档员和财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在日常工作中确保了财务数据安全性。

• 外部审计：便捷审计，保障财务数据安全性
  对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，在审计环节保障了财务数据安全性。

• 数电票时代：全流程管理，守护财务数据安全性
  在数电票时代，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，在数电票管理的全流程中守护了财务数据安全性。

合思档案客户成功案例见证

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示关联匹配等效率大幅提升，在实际应用中保障了财务数据安全性。

某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策等成效，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，从管理和成本控制方面保障了财务数据安全性。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，在提高效率和降低成本的同时保障了财务数据安全性。

某教育集团存在低效的档案管理现状，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在教育行业的应用中保障了财务数据安全性。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，能够助力企业实现这一目标。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，是专精特新企业，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。而且合思档案拥有众多成功客户案例，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，企业可以放心选择。

如果您想体验合思档案带来的高效、合规的电子会计档案管理服务，保障企业财务数据安全性，现在就可以免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。